Arbeiten mit dem Datensafe
1. Datenschutzrechtliche Anmerkungen
In dieser Anleitung wird der Umgang mit dem Datensafe in der Verwaltungscloud beschrieben.
In Kapitel 1 und 2 werden Datenschutz und Datensicherheit im Umgang mit schulischen Dokumenten erläutert. In Kapitel 3 dieser Anleitung folgen die für die Benutzung des Datensafes spezifischen Aspekte.
"Um zu vermeiden, dass im täglichen Unterrichtsgeschäft direkt auf besonders sensible Daten und Dokumente zugegriffen werden kann, wurde in LOGINEO NRW mit dem Datensafe ein Dateibereich mit weitergehenden Sicherheitsmaßnahmen (z.B. zusätzliches Passwort, Timeout, Online-Editor) geschaffen. Der Datensafe sensibilisiert die Lehrkräfte zusätzlich für den Umgang mit personenbezogenen Daten der Schule. Somit erhalten Schulleiterinnen und Schulleiter mit LOGINEO NRW in ihrer Verantwortung für die rechtskonforme Verarbeitung von personenbezogenen Daten an ihrer Schule eine wichtige Hilfestellung."
Weiterführende Informationen zum Thema Datenschutz an Schulen finden Sie hier.
Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf privaten Endgeräten?
Eine Übersicht der typischerweise verarbeiteten Dokumente in Schulen inkl. einer Zuordnung, ob diese Dokumente auf ADV-Anlagen nach Vorgabe der geänderten VO-DV oder auch auf privaten Endgeräten (nach schriftlicher) Genehmigung durch die Schulleitung verarbeitet werden dürfen, bietet die folgende Tabelle:
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Nr. |
Dokument mit personenbezogenen Daten |
privates |
ADV-Anlage |
| 1 | Dokumente und Arbeitsergebnisse von Schülerinnen und Schülern aus dem unterrichtlichen Kontext (pädagogische Inhaltsdaten) |
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1.1 |
Arbeitsergebnisse |
✓ |
✓ |
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1.2 |
Hausaufgaben |
✓ |
✓ |
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... |
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| 2 | Dokumente der Lehrkraft, die sie im Rahmen ihrer unterrichtlichen Verpflichtungen erstellt. (Organisations- bzw. Schullaufbahndaten, Leistungsdaten, schulform- bzw. schulstufenspezifische Zusatzdaten) |
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2.1 |
Notenlisten mit Einzelnoten oder ggf. Teilleistungsnoten |
✓ |
✓ |
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2.2 |
Dokumente mit Versäumnissen und Verspätungen von |
✓ |
✓ |
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2.3 |
Schriftverkehr zu Schulpflichtverletzungen |
✓ |
✓ |
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2.4 |
Informationen zum Arbeits- und Sozialverhalten |
✓ |
✓ |
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2.5 |
(Wort-)Zeugnisse |
✓ |
✓ |
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2.6 |
Förderpläne |
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✓ |
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2.7 |
Antrag der Lehrkraft zur Feststellung eines |
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✓ |
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2.8 |
Gutachten zur Feststellung eines |
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✓ |
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2.9 |
Protokolle von Disziplinar- und Zeugniskonferenzen, Förderplangesprächen, Elterngesprächen; |
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✓ |
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2.10 |
Benachrichtigung über eine gefährdete Versetzung |
✓ |
✓ |
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| 3 | Dokumente der Schule zur Planung und Ermittlung des Unterrichtsbedarfs, zur Erledigung der laufenden schulischen Angelegenheiten sowie der Lehrkräfteausbildung/-fortbildung | ||
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3.1 |
Protokolle von Gesprächen und Konferenzen, Beschlüsse |
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✓ |
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3.2 |
Dokumente zur Unterrichts- und Vertretungsplanung |
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✓ |
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3.3 |
Dokumente im Umfeld der Beurteilung von |
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✓ |
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3.4 |
Dokumente im Umfeld der Beurteilung von |
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✓ |
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3.5 |
Berichte in disziplinarrechtlichen Angelegenheiten (SL) |
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✓ |
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3.6 |
Sprechstundenlisten, Aufsichtspläne und sonstige Übersichten der an der Schule Beschäftigten |
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✓ |
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3.7 |
Akten der Schulleitung |
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Löschfristen
Zu beachten sind die Löschfristen, siehe BASS §9 der VO DV I oder unter recht.nrw.de.
Hinweis für Lehramtsanwärterinnen und Lehramtsanwärter und Lehrkräfte in Ausbildung
Lehramtsanwärterinnen und Lehramtsanwärter und Lehrkräfte in Ausbildung (LAA) können nur für ihre Ausbildungsschule Zugang zum Daten-SAFE erhalten.
Die Verantwortung über die Maßnahmen zur Sicherstellung des Datenschutzes bei der Verarbeitung personenbezogener Daten von Lernenden obliegt der jeweiligen Schulleitung.
Das bedeutet, dass diese genannten Daten nicht lokal auf den Anlagen eines ZfsL verarbeitet werden dürfen. LAA müssen ihre Rolle klar trennen: in der Schule sind sie Lehrkräfte im datenschutzrechtlichen Verantwortungsbereich der Schule. Sie verarbeiten Daten von Lernenden zur Erfüllung des Bildungsauftrags der Schule. Im ZfsL fallen sie als Auszubildende in den Verantwortungsbereich des ZfsL, das keine Befugnisse zur Verarbeitung der Daten von Lernenden besitzt.