Erstellen einer Ordnerstruktur

2. Vorüberlegungen

In dieser Anleitung werden beispielhaft drei Wege aufgezeigt, um eine Ordnerstruktur in der Verwaltungscloud zu erstellen: 

1. Ausgangspunkt ist eine bereits vorliegende Ordnerstruktur, die beibehalten und in die Verwaltungscloud übertragen werden soll. Sollten Sie bereits eine Ordnerstruktur haben, kann mit Kapitel 5 fortgesetzt werden, in dem erklärt wird, wie Nutzerinnen und Nutzer zu Gruppen zusammengefasst und wie Rechte vergeben werden.

2. Eine andere Möglichkeit, zu einer strukturierten Dateiablage zu gelangen, ist die Verwendung eines Organigramms als Ausgangspunkt: Wenn Sie eine neue Struktur erstellen möchten, kann es hilfreich sein, sich an folgenden Fragen zu orientieren:

• Welche Beteiligte gibt es (Lehrkräfte, Schulleitung, Gremien, Schulverwaltung, Externe, Eltern…)?
  Hier kann es sinnvoll sein, auf ein bereits vorhandenes Organigramm zurückzugreifen.
• Welche Rechte sollen den Beteiligten zugewiesen werden?
• Welche Funktionen soll der Cloud-Dateimanager abdecken? Beispiele:
• Austausch: Austausch von Unterrichtsmaterialien zwischen Lehrenden
• Ablage: Archivierung von Dokumenten für Zeugniskonferenzen
• Bereitstellung: Protokolle der Fachkonferenzen werden den Fachlehrerinnen und Fahchlehrern und den Elternvertreterinnen und Elternvertretern zugänglich gemacht  
• Kollaboratives Arbeiten an Dokumenten: Der Cloud-Dateimanager bietet hier über die Funktion „Work-Flow" die Möglichkeit, Dokumente an einen anderen Benutzer zu geben. Dadurch können Aufgaben übergeben werden und der Arbeitsprozess wird für die Beteiligten transparent dargestellt.
  
• Welche bereits vorhandenen Ablagemöglichkeiten (digital und analog) werden eingesetzt? Welche Funktionen sollen durch den Cloud-Dateimanager übernommen werden?