E-Mail: Abwesenheitsnotiz

1. Erstellen einer Abwesenheitsnotiz

Einleitung:

Für eine transparente Kommunikation ist es hilfreich, dass Personen auch über Abwesenheit der Adressatin bzw. des Adressaten informiert werden. Dies kann automatisiert über eine Abwesenheitsnotiz erfolgen.


Schritt 1: Auswahl des Groupware-Moduls im Flyout


Flyout ausgeklappt, Toni Bente eingeloggt, "Mein Konto" aktiviert, "Groupware" markiert

Über das Flyout wählen Sie die Kachel „Groupware" aus.



Über das „Zahnrad-Symbol“ wechseln Sie in das Einstellungsmenü des Moduls.



Schritt 2: Eingabe der Abwesenheitsnotiz


Übersicht Abwesenheitsnotiz mit markierten und nummerierten Eingabefeldern

 Über das Menü links rufen Sie den Bereich "E-Mail"  [1] auf, dort den Reiter "Abwesenheit" [2].

Nach der Aktivierung der Checkbox "Automatische Abwesenheitsnachricht aktivieren" [3] stehen Ihnen zahlreiche Eingabe- und Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung:


[4] An dieser Stelle kann ein Betreff für die versendete Abwesenheitsnachricht eingegeben werden.

- Wird dieses Feld nicht aktiviert und bleibt leer, wird der ursprüngliche Betreff der ankommenden Nachricht mit dem Zusatz „Auto:“ versehen. 
- Alternativ kann hier ein standardisierter Betreff, der dann für alle versendeten Abwesenheitsnachrichten verwendet wird, gewählt werden.  

[5] Hier wird der Inhalt der Abwesenheitsnachricht editiert.

[6] In dieses Feld können weitere E-Mail-Adressen eingetragen werden, für die die Abwesenheitsnotiz ebenfalls erstellt werden soll. Dazu müssen die einzelnen E-Mail-Adressen jeweils durch ein Komma getrennt werden. Diese Option ist nur relevant, wenn über den eigenen Account mehrere E-Mail-Adressen verwaltet werden.

Über den Button „Standardadresse hinzufügen“ kann die eigene E-Mail-Adresse wieder in das Bearbeitungsfeld eingefügt werden, wenn diese zu einem anderen Zeitpunkt entfernt wurde.

[7] Mit dieser Einstellung wird festgelegt, nach wie vielen Tagen eine Absenderin bzw. ein Absender eine weitere E-Mail-Benachrichtigung über Ihre Abwesenheit erhält. Dadurch können wiederholte Abwesenheitsnotizen reduziert werden.

[8] Durch das Aktivieren dieser Checkbox wird der Versand von Abwesenheitsnachrichten an Mailinglisten unterbunden.

[9] Soll immer eine Abwesenheitsmeldung für den unten gewählten Zeitraum gesendet werden, aktivieren Sie diese Checkbox.

[10] Durch Aktivierung dieser Checkbox wird eine eintreffende Nachricht nicht zugestellt und mit einer Abwesenheitsnachricht reagiert.

[11] Soll die Abwesenheitsnotiz nicht ab sofort und zeitlich unbegrenzt versendet werden, kann an dieser Stelle der gewünschte Zeitraum eingestellt werden.

[12] Alternativ zur Eingabe eines Abwesenheitszeitraumes lassen sich hier Wochentage auswählen, für die eine automatische Abwesenheitsnachricht aktiviert werden soll.

[13] Zum Speichern der Einstellungen klicken Sie auf das Disketten-Symbol.