Benutzerimport
3. Tabellenimport (Datei-Format .csv, .xls, .xlsx, .ods)
3.2. Tabellen-Aktualisierungsimport
Sollen neue Nutzerinnen oder Nutzer zu LOGINEO NRW importiert werden oder ändern sich die Datensätze einzelner Nutzerinnen und Nutzer, so ist ein Aktualisierungsimport nötig.
- Beim Import werden grundsätzlich alle Benutzerdaten der gleichen Herkunftsquelle über ihre Quell-ID abgeglichen. Das bedeutet: Tabellenimporte haben immer nur Auswirkungen auf Benutzerdatensätze, die über einen Tabellenimport in LOGINEO NRW gelangt sind.
- Nach einem Import sind die Gruppenmitgliedschaften und alle anderen Attribute eines Benutzerkontos in LOGINEO NRW identisch mit den Gruppenmitgliedschaften und Informationen in der Quelldatei. (Ausnahme: Keine Veränderung des Kontotyps oder der Zugehörigkeit zu den Systemgruppen). Zuvor in LOGINEO NRW manuell zugewiesene Gruppenmitgliedschaften werden bei jedem neuen Import entfernt mit Ausnahme der Gruppenzugehörigkeiten, die in der Spezialgruppe „LOGINEO NRW-Gruppe“ manuell angelegt wurden. Wichtige Nutzungshinweise zu diesem Gruppentyp erhalten Sie im Kapitel 2. Spezialfall „LOGINEO NRW-Gruppe“.
Nutzerinnen und Nutzer können ausschließlich durch einen Admin importiert werden. Somit ist es nötig, für den Import als Administratorin oder als Administrator eingeloggt zu sein und dann auf die Kachel „Administration" 
zu klicken, um die Benutzerverwaltung zu öffnen.
Ein CSV-Import bezieht sich immer auf ein konkretes Schuljahr, das es zuvor in der Benutzerverwaltung anzuwählen gilt 
:
Mit Klick auf den roten Werkzeugkasten und Auswahl der Funktion "Import" öffnet sich der Import-Dialog, der durch die einzelnen Schritte des Imports führt:
Im ersten Schritt, der sogenannten Tabellenauswahl, wird die zuvor erstellte oder aus der primären Datenquelle exportierte Tabelle ausgewählt und hochgeladen. Mit Klick auf "Weiter" werden die Daten zu LOGINEO NRW übertragen.
An dieser Stelle wird überprüft, ob die einzelnen Spalten richtig zugeordnet sind.
In der Regel ist die erste Zeile der Import-Tabelle eine Kopfzeile. Sie kann aber auch bereits eine zu importierende Nutzerin bzw. einen zu importierenden Nutzer enthalten. Die erste Zeile ist standardmäßig nicht ausgewählt und muss ggf. noch ausgewählt werden .
Die nicht zugeordneten Spalten der Importtabelle müssen ggf. per Klick auf das Drop-Down-Menü den Spaltenbezeichnungen für LOGINEO NRW zugeordnet werden . Pflichtspalten sind Nachname, Vorname und Quell-Id. Die hier fehlenden Beschriftungen "Quell-Id", „Nachname“ und "Vorname" werden ergänzt 
. Die Übernahme der Gruppen ist sinnvoll 
. Da LOGINEO NRW das Geburtsdatum nicht benötigt, wird die Spalte nicht zugeordnet und im Folgenden auch nicht importiert. Mit Klick auf "Weiter" 
gelangt man zum nächsten Schritt.
An dieser Stelle ordnet LOGINEO NRW die Gruppen aus der Importtabelle den sich bereits im System befindlichen Gruppen zu . Die Gruppen, die sich zwar in der Importtabelle befinden, aber noch nicht in LOGINEO NRW angelegt worden sind, werden mit einem Warnsymbol gekennzeichnet. Diese müssen zunächst erstellt werden. Dazu müssen durch Klick auf das Warnsymbol jeweils der Name, der Gruppentyp und der Zeitabschnitt, in dem sie aktiv sein sollen, eingetragen werden. Gruppen, die nicht importiert werden sollen, müssen nicht zugeordnet werden. Dazu setzen Sie bitte das Häkchen bei "Nicht zugeordnete Gruppen ignorieren". Mit Klick auf "Weiter" gelangen Sie zum nächsten Schritt.
Die Gruppen werden mit Klick auf „Weiter“ sofort in LOGINEO NRW angelegt, auch wenn Sie den Benutzerimport anschließend abbrechen!
Im Drop-Down-Menü muss der Kontotyp für die zu importierenden Nutzerinnen und Nutzer angegeben werden . Beim Benutzerimport mittels Tabellenimport muss jeder Kontotyp einzeln importiert werden. Der Importvorgang muss also für jeden Kontotyp wiederholt werden.
Das Häkchen bei "Benutzer abgleichen" ist standardmäßig gesetzt . Das Häkchen "Abgelaufene Konten ermitteln" sollte bei einem Aktualisierungsimport gesetzt werden. Auf diese Weise werden alle Benutzerdatensätze des ausgewählten Kontotyps, die sich nicht in der CSV-Datei befinden, zum Löschen freigegeben werden. Mit Klick auf "Weiter" gelangen Sie zum nächsten Schritt .
Schritt 5 zeigt eine Vorschau des zu importierenden Benutzerbestands. Die in der Vorschau dargestellten Datensätze sollten nun geprüft werden und ggf. auftretende Konflikte durch Klick auf den Pfeil neben der Anzeige Konflikte gelöst werden. Anders als beim Erstimport werden nun nicht nur neu anzulegende Benutzerkonten , sondern ebenso Änderungen in den Benutzerdatensätzen wie z.B. die Gruppenmitgliedschaften angezeigt. Darüber hinaus werden sogenannte abgelaufene Konten markiert, die sich noch in LOGINEO NRW, aber nicht mehr in der Importtabelle befinden. Wird nun auf "Weiter" geklickt , wird der Nutzer Rudi Rosemann in LOGINEO NRW zum Löschen freigegeben. Durch Deaktivieren des Häkchens vor einem Benutzerkonto kann dieses beim Import ignoriert werden.
Die Checkboxen „Kennwörter generieren“ und "Datensafe-Kennwort" sind standardmäßig aktiviert . Mit Klick auf die Schaltfläche „Import ausführen“ startet der Import .
Das Import-Protokoll, vorliegend als CSV- oder Excel-Datei, sollte nun nach Vergabe eines Passworts heruntergeladen werden . Erst mit Klick auf „Schließen“ ist der Import auch wirklich abgeschlossen und die frisch importierten Nutzerinnen und Nutzer befinden sich nun in der Benutzerverwaltung.
Im Protokoll werden nach einem Aktualisierungsimport die Veränderungen im Benutzerdatenbestand von LOGINEO NRW dokumentiert. Nur neu angelegte Benutzerkonten erhalten ein Kennwort für den Erstlogin und - sofern sie zur Nutzung berechtigt sind - für den Datensafe. Dieses muss den Nutzerinnen und Nutzern - am besten mit Hilfe eines Serienbriefs - mitgeteilt werden.
Erklärvideo: Serienbrief Kennwörter für den ersten Login
Erklärvideo: Serienbrief Kennwörter für den Datensafe
Serienbriefvorlage: Kennwörter für den ersten Login
Serienbriefvorlage: Kennwörter für den Datensafe