Einen zusätzlichen schulinternen Instanzkalender anlegen

1. Einen zusätzlichen schulinternen Instanzkalender einrichten

Achtung: Alle Termine, die im standardmäßig vorhanden Instanzkalender angelegt werden, sind über die Startseite von LOGINEO NRW auch für Personen ohne Zugangsdaten zum System sichtbar. Dies ist unabhängig davon, ob sie bei der Termineinstellung als "öffentlich", "vertraulich" oder "privat" gekennzeichnet werden.

Über die Einrichtung eines zusätzlichen Kalenders kann der Zugriff auf Kalender und Termine aber beispielsweise durchaus auf einen bestimmten (internen) Personenkreis eingeschränkt werden.

Einsatzbeispiele:

ein interner Terminkalender nur für Lehrkräfte [A],
ein schulinterner Terminkalender für die Lehrkräfte und das weitere Schulpersonal [B],
oder ein zusätzlicher Kalender für alle Schülerinnen und Schüler [C].

Am einfachsten lassen sich diese Szenarien über die Nutzung von Gruppen und Gruppenkalendern über die Benutzerverwaltung umsetzen.

Dort können Administratorinnen und Administratoren mit nur wenigen Klicks:

der bereits vorhandenen Standardgruppe für alle Lehrkräfte einen Kalender hinzufügen [A].
eine neue Gruppe bestehend aus allen Lehrkräften und Nutzerinnen und Nutzern vom Kontotyp "Personal" erstellen und einen Kalender freischalten [B].
eine schulinterne Gruppe bestehend aus allen Benutzerkonten der Kontotypen "Lehrkräfte", "Personal" und "Schüler*in" erstellen und mit einem Kalender ausstatten [C].

Anleitung für [A]

Setzen Sie in der Gruppenkarte für die Standardgruppe "Lehrkräfte" unter dem Reiter "Berechtigungen"

im Abschnitt "Kalender"

die Berechtigung zur Ansicht des Gruppenkalenders für alle Gruppenmitglieder

Sollen, wie beispielsweise in kleineren Systemen, alle Nutzerinnen und Nutzer vom Kontotyp "Lehrkraft" diesen Gruppenkalender nicht nur sehen, sondern auch bearbeiten können, setzen Sie an dieser Stelle zusätzlich die Berechtigung zur Bearbeitung

des Kalenders.

Wie lediglich einzelne Benutzerkonten zur Bearbeitung eines solchen Gruppenkalenders berechtigt werden können, wird weiter unten beschrieben.

Anleitung für [B] und [C]

Legen Sie in der Benutzerverwaltung eine neue Gruppe an

und fügen Sie Mitglieder über bereits bestehende Gruppen hinzu

Setzen Sie anschließend unter dem Reiter "Berechtigungen" im Abschnitt "Kalender" die Berechtigung zur Ansicht des Gruppenkalenders für alle Gruppenmitglieder . Sollen bestimmte Kontotypen gleichzeitig das Recht zur Bearbeitung dieses Kalenders gesetzt bekommen, stellen Sie dies ebenfalls an dieser Stelle ein .

Wie lediglich einzelne Benutzerkonten zu Bearbeitung eines solchen Gruppenkalenders berechtigt werden können, wird im Folgenden beschrieben.

Einzelne Benutzerkonten oder Gruppen zur Bearbeitung eines über die Benutzerverwaltung angelegten Gruppenkalenders berechtigen

Um lediglich einzelne Benutzerkonten oder Gruppen zur Änderung oder Ansicht eines Gruppenkalenders zu berechtigen, setzen Sie in der jeweiligen Gruppen- oder Benutzerkarte unter dem Reiter "Berechtigungen" im Abschnitt "Übersicht" die Berechtigung "Termine im Gruppenkalender ansehen/ bearbeiten" für einen Zielkalender .

Benutzerkonto bearbeiten, Berechtigung Gruppenkalender bearbeiten erlauben, markiert

Praktisch: Eine Gruppenmitgliedschaft ist für so vergebene Schreib- oder Leserechte auf einen Kalender nicht notwendig. Dadurch kann z. B. das Sekretariatsfunktionskonto den Kalender für die Lehrkräfte verwalten ohne in der Gruppe der Lehrkräfte Mitglied zu sein.

ALTERNATIV

Grundsätzlich können über jedes Funktions-/Benutzerkonto

beliebig viele persönliche Kalender erstellt
und diese in der gewünschten Konfiguration für einzelne Personen oder ganze Gruppen freigeben werden.

Die oben skizzierten Szenarien lassen sich damit beispielsweise auch über einen geteilten Kalender des Schulleitungs-, Administrations- oder Sekretariatskontos umsetzen.

Diese Vorgehensweise ist ein wenig komplexer und hat den Nachteil, dass dadurch ein zentraler Kalender in die Abhängigkeit eines einzigen Funktions- oder Benutzerkontos gerät.

Aus diesem Grund ist zu empfehlen diese Option nur über Funktionskonten (Schulleitung, Sekretariat…) umzusetzen, welche bei personellen Veränderungen übergeben werden können.

Diese Umsetzung bietet allerdings den Vorteil, dass dadurch ein einziger zentraler schulinterner Kalender mit einer sehr feingranularen Berechtigungskonfiguration für unterschiedliche Personengruppen der Schule erstellt werden kann. Über die differenzierte Freigabe der unterschiedlichen Terminkategorien ("öffentlich", "vertraulich" oder "privat") können so in einem einzigen Kalender beispielsweise ausgewählte Termine ausschließlich den Lehrkräften oder allen Personen außer Schüler*innen und Schülern angezeigt werden.

In diesem Video wird erklärt, wie man in LOGINEO NRW einen Kalender teilt bzw. freigibt.
In diesem Video werden die Kategorien eines Termins ("öffentlich", "vertraulich" oder "privat") erklärt und erläutert und wie sie für eine differenzierte Kalenderfreigabe eingesetzt werden können.

Einen zusätzlichen schulinternen Instanzkalender Kalender über ein persönliches Benutzerkonto anlegen

Erstellen Sie hierzu zunächst einen neuen persönlichen Kalender über das jeweilige Funktionskonto. Öffnen Sie über die Dreipunkteschaltfläche, die sich auf Höhe des betreffenden Kalenders befindet, den Freigabedialog.

Benutzerrechte vergeben

Das Fenster der Zugriffsrechte für die Auswahl der Nutzerinnen und Nutzer öffnet sich. In der Suchleiste können Sie nun einzelne Nutzerinnen und Nutzer oder auch, wie für diesen Zweck sinnvoll, ganze Gruppen suchen. Klicken Sie auf die gewünschte Gruppe, um diese hinzuzufügen und anschließend zu bearbeiten.

Auswahl von Nutzerinnen und Nutzern oder Gruppen

Verpflichtendes Abonnement und Berechtigungen auf Objekte

Die Zugriffsrechte können nun angepasst werden. Da es sich hier um einen internen Instanzkalender handelt, vergeben Sie für die verschiedenen Gruppen entsprechende Rechte und ein verpflichtendes Abonnement des Kalenders mit Klick auf "Für den Benutzer abonnieren" . Ist das Feld ausgegraut, müssen Sie erst die Auswahl für die einzelnen Objekte treffen:

Mit Klick auf die beiden Kästchen stellen Sie ergänzend ein, ob Nutzerinnen und Nutzer (dieser Gruppe) Objekte, das heißt, Termine im Kalender, hinzufügen und / oder löschen können .

Speichern Sie die Änderungen mit Klick auf "Speichern".

Anpassungen der Zugriffsrechte

Sichtbarkeit der einzelnen Termine einstellen

Die Sichtbarkeit der Termine können Sie anpassen. Je nach Status eines Termins, das heißt, ob er als "öffentlich", "vertraulich" oder "privat" eingestellt wurde, können Sie unterschiedliche Rechte einstellen. Folgende Optionen zur Anpassung eines jeweiligen Termin stehen zur Auswahl:

Berechtigungen je Termintyp

Ausführlichere Informationen zu den jeweiligen Berechtigungsstufen finden Sie hier.

Sind alle Einstellungen vorgenommen, können Sie mit Klick in die Suchleiste weitere Nutzerinnen und Nutzer bzw. Gruppen hinzufügen und analog zu dem hier gezeigten Beispiel ergänzen.

Hinweis: Alle Standardgruppen, wie beispielsweise die Schülergruppe, Lehrergruppe, etc. können über die Gruppenberechtigung eingeladen werden. Bei Funktionskonten und Externen müssen Nutzerinnen und Nutzer einzeln hinzugefügt werden.

Übernehmen Sie die Änderungen mit Klick auf "Speichern" abschließend.