E-Mail

1. Symbole im Bereich E-Mail

Die Ansicht „E-Mail“ gliedert sich in folgende Bereiche:

Symbol	Erläuterung
	Abonnieren… (diese Funktion wird nur angezeigt, wenn sie in den Einstellungen aktiviert wird) Neuer Ordner ...
	Ordner als gelesen markieren Neuer Unterordner Komprimieren Exportieren Suchen
	Ordner „Posteingang“
	Angelegter Ordner im Posteingang mit Unterordnern
	Standardordner „Entwürfe“
	Standardordner „Gesendet“
	Standardordner „Papierkorb“
	Standardordner „Spam“
	Ordner „Vorlagen"

Symbole	Erläuterung
	E-Mail verfassen: 1. Option: Eine neue Nachricht in einem neuen Fenster verfassen 2. Option: Eine neue Nachricht verfassen
	Durchsuchen des ausgewählten Ordners
	Zurück (Verlassen der Suche)
	Sortieren nach Betreff Von Datum Größe Nach Empfang sortieren Absteigende Sortierung
	Liste neu laden
	Symbol für „Benutzerin/Benutzer“
> >	E-Mail(s) auswählen
	Alles auswählen (erst nach Schritt „E-Mail auswählen“ sichtbar)
	Auswahl löschen (erst nach Schritt „E-Mail auswählen“ sichtbar)
	In Ordner Spam verschieben (erst nach Schritt „E-Mail auswählen“ sichtbar)
	(erst nach Schritt „E-Mail auswählen“ sichtbar) Markierung Als ungelesen markieren Weiterleiten Speichern unter… Kopieren in (einen anderen Ordner) Verschieben in (einen anderen Ordner)
	Suchanfrage eingeben (nach Klick auf Lupe sichtbar) Filter setzen nach: Betreff Absenderin/Absender Betreff oder Absenderin/Absender Empfängerin/Empfänger (An oder CC) Nachrichtentext

Symbol	Erläuterung
	E-Mail als Favorit markieren
	E-Mail als gelesen / ungelesen markieren
	Nur der Absenderin/dem Absender antworten
	Auf gewählte Nachricht(en) und an alle Empfängerinnen bzw. Empfänger antworten
	Gewählte Nachricht(en) weiterleiten
	Gewählte Nachricht(en) löschen
	Nachricht in neuem Fenster öffnen
	Weitere Optionen: Schlagwort hinzufügen Nachricht herunterladen Nachricht herunterladen (zip) Nachrichten-Quelltext Drucken… In Termin umwandeln In Aufgabe umwandeln
	Anhang einer E-Mail herunterladen

2. Postfächer verwalten

Wie bereits beschrieben, ist der E-Mail-Bereich in drei Bereiche gegliedert. Beim ersten Login stehen den Nutzerinnen und Nutzern zusätzlich zu ihrem Posteingang noch weitere Standardordner zur Verfügung.

2.1. Standardordner Entwürfe, Gesendet, Papierkorb, Spam, Vorlagen

Im Ordner „Entwürfe“ können E-Mails abgelegt werden, die Nutzerinnen oder Nutzer zu einem späteren Zeitpunkt versenden oder als Vorlage aufbewahren wollen. E-Mails, die gespeichert wurden, werden automatisch im Ordner „Entwürfe“ abgelegt. E-Mails können aus diesem Ordner heraus per Drag-and-drop  in andere Ordner verschoben, erneut bearbeitet, weitergeleitet oder endgültig gelöscht werden.

Gesendet

Der Ordner „Gesendet“ enthält alle aus dem Postfach gesendeten E-Mails.

E-Mails können aus diesem Ordner heraus per Drag-and-drop in andere Ordner verschoben, erneut bearbeitet, weitergeleitet oder endgültig gelöscht werden.

Papierkorb

Der Papierkorb enthält Elemente, die aus den E-Mail-Konten gelöscht werden. Alle Elemente lassen sich wiederherstellen, solange der Papierkorb nicht endgültig geleert wird. Über die Funktion „Papierkorb leeren“ kann der Inhalt des Papierkorbs unwiderruflich gelöscht werden. (Die weiteren Ordnerfunktionen werden im Kapitel „Weitere Bearbeitungsoptionen für den Posteingang, Ordner und Unterordner“ erklärt.)

Hinweis: Die Aufbewahrungsfrist im Papierkorb beträgt 30 Tage. Danach werden die Objekte endgültig gelöscht.

Spam

Der Spam-Ordner kann genutzt werden, um dort unerwünschte (Werbe-)Nachrichten abzulegen. Falls Nutzerinnen oder Nutzer dies nicht händisch vornehmen wollen, können sie für diesen Fall Filter-Regeln benutzen. Wie Filter gesetzt werden, wird im Kapitel Einstellungen: E-Mail - Filter erklärt.

Hinweis: Wir empfehlen jedoch, Spam-Nachrichten direkt aus dem Postfach zu löschen, da diese Mails beispielsweise von Angreifern als Phishing Mail genutzt werden. Dabei versuchen kriminelle Dritte an Nutzerinnen- oder Nutzerdaten zu gelangen und mit diesen den Nutzerinnen oder Nutzern Schaden zuzufügen. Aus diesem Grund sollte niemals auf solche Aufforderungen (zum Beispiel die Weitergabe von Kennwörtern oder Zugangsdaten) eingegangen werden, egal wie vertrauenswürdig die Absenderin oder der Absender erscheint.

Vorlagen

In dem Ordner Vorlagen abgelegte E-Mails lassen sich als Vorlagen für neue E-Mails nutzen. 

Hierzu wird eine E-Mail zunächst als Entwurf angelegt, indem die verfasste E-Mail durch einen Klick auf gespeichert wird. Sie erscheint dann in dem Ordner "Entwürfe".

Die E-Mail wird mit einem Klick auf diese angewählt. Durch eine erneute Anwahl mit gedrückter linker Maustaste und mit gedrückter Feststelltaste lässt sich diese in den Ordner "Vorlagen" durch Drag-and-drop kopieren. 

Der Ordner "Vorlagen" wird durch Klick angewählt (1) und die entsprechende E-Mail in diesem Ordner durch Klick auf diese aufgerufen (2). Sie ist rechts in der Vorschau sichtbar. Durch Klick auf "Erstelle einen neuen Entwurf mit dieser Vorlage" (3) kann diese Vorlage nun zum Versenden genutzt werden. 

Soll die E-Mail zu einem späteren Zeitpunkt verschickt werden, so kann diese mit Klick auf gespeichert werden (4). Sie wird dann im Ordner "Entwürfe" abgelegt. 

2.2. Postfachbereich

Als Überschrift über allen Unterordnern steht die aktuelle E-Mail-Adresse. Diese hilft Nutzerinnen und Nutzern bei Zugriff auf unterschiedliche Postfächer, den Überblick zu behalten und zeigt, in welchem E-Mail-Eingang sich  Nutzerinnen oder Nutzer gerade befinden.

Es gibt zwei Optionen, die hier angewendet werden können: Das Abonnieren und das Anlegen von Ordnern. Die Funktion „Abonnieren…“ wird nur dann angeboten, wenn zuvor in den Einstellungen unter „E-Mail – Allgemein" die Funktion „Nur abonnierte Ordner anzeigen“ aktiviert wurde.

Wenn Nutzerinnen oder Nutzer aus dem ausgewählten Postfach nur bestimmte Ordner angezeigt bekommen wollen, so können sie dies über die Funktion „Abonnieren…“ steuern. Die Standardordner „Posteingang“, „Entwürfe“, „Gesendet“, „Papierkorb“ und „Spam“ werden grundsätzlich nicht ausgeblendet. Durch An-/Abhaken der Checkbox hinter dem entsprechenden Ordner können diese ein- oder ausgeblendet werden.

Mithilfe des Filters können Nutzerinnen oder Nutzer die Ansicht einschränken, um schneller den Ordner zu finden, welchen sie bearbeiten wollen. Mit Klick auf „X“ schließen sie das Fenster und die getätigten Änderungen werden daraufhin übernommen.

Innerhalb ihres Postfaches können Nutzerinnen oder Nutzer neue Ordner erstellen. Diese erscheinen dann wie der Posteingang und die übrigen Ordner auf der obersten Ebene. Um einen Ordner zu erstellen, wird auf das Icon „3-Punkte“ hinter der E-Mail-Adresse des Postfachs geklickt, für welches Nutzerinnen oder Nutzer einen neuen Ordner anlegen wollen.

Daraufhin können Nutzerinnen oder Nutzer auf die Funktion „Neuer Ordner…“ klicken und ein neues Fenster öffnet sich:

Die Eingabe eines Namens für den neuen Ordner ist verpflichtend, erst danach wird der „OK“-Button aktiviert und der neue Ordner kann angelegt werden. Um die Eingabe zu verwerfen, wird auf „Abbrechen“ geklickt, das Fenster schließt sich und die Änderungen werden verworfen.

Zusätzlich zum Posteingang stehen Nutzerinnen oder Nutzern noch weitere Standardordner zur Verfügung.

2.3. Posteingang

Im Posteingang werden E-Mails empfangen, die Nutzerinnen oder Nutzern zugestellt werden. Darüber hinaus erhalten sie Hinweise wie Termineinladungen, Einladungen zu Ordnern, Dokumenten im Dateimanagement-Bereich oder Benachrichtigungen zu erstellten Inhalten, wie z.B. Adressbüchern.

Mit Klick auf das Symbol  hinter den Standardordnern erscheinen weitere Funktionalitäten, um den Posteingang zu verwalten:

Wenn auf das Symbol hinter einem (Unter-)Ordner geklickt wird, erscheint eine umfassendere Liste zur Verwaltung des Posteingangs:

Wenn Nutzerinnen oder Nutzer auf „Neuer Unterordner“ klicken, öffnet sich ein neues Fenster auf ihrem Bildschirm.

Sie geben dann in das Eingabefeld eine Bezeichnung für den Unterordner ein und klicken auf „OK“, um den neuen Ordner anzulegen. Danach schließt sich das Fenster automatisch.

Wenn Nutzerinnen oder Nutzer auf „OK" klicken, wird der neue Unterordner an der von den Nutzerinnen oder den Nutzern gewählten Stelle angelegt.

Falls Sie den Unterordner doch nicht anlegen wollen, können Sie im Dialog über den Button „Abbrechen“, den Vorgang stoppen. Der neue Unterordner wird daraufhin nicht angelegt. Das Fenster schließt sich automatisch.

Hinweis: Neu angelegte Unterordner können ebenfalls wieder bearbeitet werden. Über das bereits bekannte Symbol   stehen den Nutzerinnen und Nutzern dazu weitere Bearbeitungsoptionen zur Verfügung.

2.4. Weitere Bearbeitungsoptionen für den Posteingang

Enthalten Unterordner ungelesene E-Mails, können Sie über diese Option alle ungelesenen E-Mails als gelesen markieren.

Diese Funktion wurde bereits im Kapitel Posteingang beschrieben.  

Nach einem Klick auf die Option „Umbenennen“ oder durch Doppelklick auf den Namen des Ordners können Sie den Ordner im unterstrichenen, blau markierten Feld neu benennen, indem Sie die neue Ordner-Bezeichnung dort direkt eingeben.

Mit Klick auf „Enter“ auf der Tastatur wird der neue Ordnername dann gespeichert.

Mit Klick auf diese Schaltfläche öffnen Sie eine Auswahl der zur Verfügung stehen Ordner Ihres E-Mail-Postfachs. Wählen Sie dort den Ordner aus, in den Sie die E-Mail(s) verschieben möchten.

Wird die Option „Komprimieren“ genutzt, können Sie Ordner in eine speicherplatzsparende Form bringen. Hierzu wird auf die Option „Komprimieren“ geklickt. Mit dem Hinweis „Ordner komprimiert“ wird auf die durchgeführte Änderung hingewiesen.

Mit der Lösch-Option können Sie angelegte Unterordner wieder entfernen. Der gelöschte Ordner erscheint dann im Papierkorb. Dort kann der Ordner dann entweder unwiderruflich gelöscht oder wiederhergestellt werden.

Die Funktionen des Papierkorbs werden im Kapitel Standardordner Entwürfe, Gesendete, Papierkorb, Spam näher erklärt. 

Es ist den Nutzerinnen oder Nutzern auch möglich, den Inhalt ihres gesamten Postfaches oder einzelner Unterordner zu exportieren und lokal auf ihrem PC oder Laptop zu speichern.

Hierzu wird auf die Option „Exportieren“ geklickt. Im Downloadbereich des Browsers wird anschließend eine Zip-Datei mit den jeweiligen E-Mails angezeigt.

Mit einem Klick auf die Option „Suchen“ öffnen Sie die Suchoptionen im oberen Bereich der Anwendung.

Ein Ordner bzw. ein Unterordner (hier dargestellt) kann nach Klick auf das Drei-Punkte-Menü über die Funktion „Suchen“ nach verschiedenen Kriterien durchsucht werden. 

Die Suche unterteilt sich in vier Bereiche:

Kriterien hinzufügen

Das Suchergebnis kann durch die Festlegung bestimmter Kriterien (z. B. Suche nach dem Betreff, etc.) verfeinert werden. Das durch Anklicken festgelegte Suchkriterium wird als grauer Block angezeigt. Sollte ein Kriterium nicht passend ausgewählt sein, kann es durch Klick auf das weiße „X“ wieder entfernt werden. Es können auch mehrere Kriterien zur Suche verwendet werden.

 Ordner festlegen

Um ein besseres Suchergebnis zu erzielen, können Nutzerinnen oder Nutzer einen Ordner festlegen, in dem die Suche nach Nachrichten erfolgen soll. Standardmäßig ist der Ordner ausgewählt, über den die Suche gestartet wurde. Dafür kann auf den Pfeil geklickt und die entsprechende Auswahl getroffen bzw. geändert werden.

 Suche nach bestimmten Mustern

Nach Anklicken der Einstellungen (Zahnrad-Symbol) können ein bzw. mehrere angelegte Muster (= Suchkriterien) zur Suche aktiviert werden. Im ersten Teil des Fensters können Nutzerinnen oder Nutzer festlegen, ob auch Unterordner durchsucht werden sollen. Des Weiteren steht zur Auswahl „Die auf alle der folgenden Muster passen“, das bedeutet, alle ausgewählten Suchkriterien werden angewendet und die Ergebnisse enthalten alle von Nutzerinnen oder Nutzern festgelegten Suchmerkmale. Wenn Sie die andere Variante „Die auf mindestens eines der folgenden Muster passen" nutzen, so werden alle Ergebnisse angezeigt, die auf mindestens eins der festgelegten Kriterien (also Muster) passen. 

Suchen Nutzerinnen oder Nutzer zum Beispiel nach E-Mails von einer bestimmten Absenderin oder einem bestimmten Absender und mit einem bestimmten Wort im Betreff, so werden alle E-Mails der Absenderin bzw. des Absenders und alle mit dem festgelegten Begriff angezeigt.

 Suchen

Nach Klick auf das Lupensymbol wird das entsprechende Suchergebnis angezeigt.

Soll die Suchoption beendet werden, ist dies über das Anklicken des „X“ oben rechts in der Ecke möglich.

2.5. Ordner als Standard-Ordner festlegen

Mit dieser Option kann ein von der Benutzerin oder dem Benutzer angelegter Ordner als „Entwürfe“-Ordner festgelegt werden. Der Ordner benennt sich anschließend in „Entwürfe" um. Wenn dieser umbenannt werden soll, wird die ursprüngliche Bezeichnung des Ordners angezeigt.

Die im Ordner gespeicherten Entwürfe werden verschoben.

Mit dieser Option kann ein von der Benutzerin oder dem Benutzer angelegter Ordner als „Gesendet“-Ordner festgelegt werden. Der Ordner benennt sich anschließend in „Gesendet" um. Wenn dieser umbenannt werden soll, wird die ursprüngliche Bezeichnung des Ordners angezeigt.

Mit dieser Option kann ein von der Benutzerin oder dem Benutzer angelegter Ordner als „Papierkorb“-Ordner festgelegt werden. Der Ordner benennt sich anschließend in „Papierkorb" um. Wenn dieser umbenannt werden soll, wird die ursprüngliche Bezeichnung des Ordners angezeigt.

Mit dieser Option kann ein von der Benutzerin oder dem Benutzer angelegter Ordner als „Spam“-Ordner festgelegt werden. Der Ordner benennt sich anschließend in „Spam" um. Wenn dieser umbenannt werden soll, wird die ursprüngliche Bezeichnung des Ordners angezeigt.

Mit dieser Option kann ein von der Benutzerin oder dem Benutzer angelegter Ordner als „Vorlagen“-Ordner festgelegt werden. Der Ordner benennt sich anschließend in „Vorlagen" um. Wenn dieser umbenannt werden soll, wird die ursprüngliche Bezeichnung des Ordners angezeigt.

3. E-Mails

Mit Hilfe des grünen Buttons mit dem Stift-Symbol können Sie eine neue E-Mail verfassen.

Nach Klick auf den Button öffnet sich das Auswahl-Fenster (die Symbolik wurde bereits im Kapitel Symbole im Bereich E-Mail beschrieben).

Abhängig von der getroffenen Wahl öffnet sich folgendes Fenster entweder direkt oder in einem neuen Fenster, jedoch sind die Funktionen für beide Varianten gleich.

3.1. E-Mail verfassen

Im Empfänger-Feld können Sie die Empfängerin/den Empfänger oder den Empfängerkreis festlegen, an den Ihre E-Mail versendet werden soll.

Nach Eingabe von zwei Buchstaben des Namens öffnet sich die Liste der im Adressbuch vorhandenen Kontakte. Nicht im Adressbuch vorhandene Kontakte können manuell eingegeben werden.

Um Gruppen-E-Mail-Adressen in der Auto-Vervollständigung angezeigt zu bekommen, muss die Nutzerin/der Nutzer (vom Kontotyp Schüler*in, LAA oder Extern) Mitglied in dieser Gruppe sein.

Es kann zwischen „An“, „CC“ und „BCC“ gewählt werden, wobei „An“ die direkte Empfängerin oder der direkte Empfänger der Mail ist, die Empfängerin bzw. der Empfänger unter „CC“ eine Kopie erhält und bei „BCC“ eine Blindkopie (Kopie der gesendeten E-Mail, ohne dass die Adresse für die anderen angegebenen Empfängerinnen/Empfänger sichtbar wird) erhält. Die Anzahl der Empfängerinnen bzw. Empfänger ist variabel. Um eine Mail in CC oder BCC zu senden, wird auf die entsprechende Abkürzung geklickt: Ein weiteres Feld zur Eingabe von Empfängerinnen bzw. Empfängern öffnet sich daraufhin.

Im Betreff-Feld geben Sie das Thema bzw. der Titel der E-Mail an.

Im Textfeld haben Sie die Möglichkeit, den Inhalt Ihrer E-Mail zu formulieren. Ihnen stehen dazu umfangreiche Formatierungsoptionen im Texteditor zur Verfügung.

3.2. Funktionen und Symbole des Texteditors

Der Texteditor bietet verschiedene Optionen, den E-Mail-Text zu formatieren.

Symbol	Erläuterung
	Text fett/kursiv/unterstrichen formatieren
	Textfarbe auswählen
	Aufzählungen einfügen
	Texteinzug verringern / erhöhen
	Zitatblock einfügen
	DIV-Container erzeugen
	Textausrichtungen (linksbündig, zentriert, rechtsbündig, Blocksatz)
	Verlinkung einfügen oder entfernen
	Tabelle einfügen
	Bild einfügen
	Emoji einfügen
	Schriftart auswählen
	Schriftgröße anpassen
	Quellcode bearbeiten
	Anhang einfügen

Einige der Formatierungsoptionen werden nachfolgend näher beschrieben.

3.3. DIV-Container erzeugen und bearbeiten

Durch Klick auf das Icon  wird die Funktion „Div-Container" aufgerufen. Mit dieser Funktion lassen sich Kästen innerhalb des E-Mail-Textes generieren. Sie dienen dazu, Bereiche (engl. „division") voneinander abzugrenzen und damit Inhalte grafisch zu strukturieren. 

Zur Formatierung werden HTML-Befehle eingegeben. Größe, Optik (z. B. Farbe, Schrifttyp) und Position können so verändert werden.

Folgende Optionen sind verfügbar:

Zunächst kann ein Kasten durch die Auswahl „Special Container" unter dem  Reiter „Stil" erzeugt werden.

Ein Kasten wird im Texteingabefeld erstellt, standardmäßig mit grauem Hintergrund:

Dieser Kasten kann nun, nach Klick auf die rechte Maustaste und Auswahl von „Div bearbeiten", noch weiter formatiert werden.

Zum Beispiel kann der Farbwert des Hintergrundes geändert werden, indem der Code dafür ausgetauscht wird. Dazu wird zunächst das Menü zur Auswahl der Schriftfarbe geöffnet und der Bereich „Weitere Farben" aufgerufen:

Der entsprechende Farbcode kann dann markiert und kopiert werden:

Schließlich wird der Code in die Zeile „Stil" unter dem Reiter „Erweitert" an der markierten Position eingefügt und die Aktion mit „OK" bestätigt:

Das Resultat sieht folgendermaßen aus:

Weitere Eingaben lassen sich ebenfalls unter dem Reiter „Erweitert" vornehmen:

In der Zeile „Titel Beschreibung“ lässt sich z. B. eine Beschreibung einfügen, damit kann man einen Tooltip erstellen.

Alternativ können die Werte direkt im Quellcode verändert werden:

3.4. Bild einfügen

Über diese Schaltfläche können im E-Mail-Text Bilder eingefügt werden. Durch Setzen des Häkchens in der entsprechenden Checkbox kann das Bild über einen Upload als auch über eine URL eingefügt werden.

Über die erweiterten Optionen können Bildgröße, Platzierung und zusätzlich noch weitere Eigenschaften des Bildes bestimmt werden.

Mit Klick auf „OK“ wird das Bild an der Stelle, an der sich der Cursor im Textfeld befindet, eingefügt. Mit Klick auf „Abbrechen“ wird der Vorgang abgebrochen und kein Bild eingefügt.

Ein bereits eingefügtes Bild kann durch Markieren und die "Entf"-Taste gelöscht werden.

3.5. Link einfügen / bearbeiten / entfernen

Wenn auf das Symbol   geklickt wird, kann eine Verlinkung, beispielsweise zu einer Webseite, eingefügt werden.

Um den Link zu erstellen, geben Sie die entsprechenden Informationen zur Verlinkung an:

• Anzeigetext: Hier wird eingetragen, wie der Link in der E-Mail dargestellt werden soll.
• Link-Typ: Mit der Pulldown-Liste kann ausgewählt werden, welche Art von Link  benutzt werden soll:
• URL : Mit dieser Angabe wird ein Verweis zu einer Webseite erstellt
• Anker in dieser Seite: Haben Nutzerinnen oder Nutzer ein Dokument mit gesetzten Ankern im Anhang, so können sie mit dieser Funktion direkt auf diese verweisen.
• E-Mail als Linkart ermöglicht Nutzerinnen oder Nutzern eine E-Mail vorzubereiten: Wenn die Empfängerin/der Empfänger auf den Link klickt, öffnet sich bei ihr/ihm ein neues E-Mail-Fenster mit den von der Absenderin oder dem Absender eingegebenen Daten.

Wenn der Link-Typ "URL" gewählt wurde, kann für die Verlinkung eine Zielseite festgelegt werden. Über diese Angabe kann entschieden werden, in welcher Form die verlinkte Webseite angezeigt wird, beispielsweise in einem eigenen Fenster. Dies ist keine Pflichtangabe und auch ohne diese Angabe kann der Link erstellt werden.

Mit Klick auf „OK“  fügen Sie den Link anschließend an der Stelle, an der der Cursor sich im Textfeld befindet, ein. 

Mit Klick auf „Abbrechen“ wird der Vorgang geschlossen und es wird keine Verlinkung eingefügt.

Alternativ können Nutzerinnen oder Nutzer auch direkt Inhalte im Text markieren und auf das Symbol   „Link einfügen“ klicken.

Der markierte Text wird anschließend als Anzeige-Text der Verlinkung verwendet. Es können dann die gewünschten Link-Informationen im Bearbeitungsfenster hinzugefügt und der Link, wie bereits geschildert, einfügen werden.

Wurde der Link eingefügt, kann dieser jederzeit erneut bearbeitet werden. Es wird dazu mit Rechtsklick auf den Verweis im E-Mail-Text geklickt und es erscheint ein kleines Fenster mit Bearbeitungsoptionen.

Soll die Verlinkung verworfen werden, können Nutzerinnen oder Nutzer sie über die zusätzlichen Bearbeitungsoptionen oder über das Symbol  im Texteditor wieder entfernen.

3.6. Tabelle einfügen

Über das Symbol  wird eine Tabelle in den E-Mail-Text eingefügt. Mit Klick auf das Symbol öffnet sich ein Fenster, in dem die gewünschten Tabelleneigenschaften angepasst werden können:

• Im ersten Schritt können Nutzerinnen und Nutzer über „Zeile“ und „Spalte“ festlegen, wie viele Zeilen und Spalten die Tabelle haben soll.
• Über „Breite“ und „Höhe“ wird definiert, wie groß die Tabelle sein soll.
• Mit dem Wert „Zeilenabstand außen“ wird festgelegt, wie weit die Zellen von dem äußeren Tabellenrand entfernt sind. 
• Über „Zeilenabstand innen“ wird die Größe der Zellen definiert.
• Über das Feld „Kopfzeile“ lässt sich auswählen, ob eine Kopfzeile eingefügt werden soll und wenn ja, ob in der ersten Zeile / Spalte oder an beiden Positionen.
• Falls ein dickerer Rahmen um eine Tabelle eingefügt werden soll, lässt sich dies über „Rahmengröße“ definieren.
• Über das Dropdown-Feld „Ausrichtung“ kann auswählt werden, ob die Tabelle links, zentriert oder rechts innerhalb der E-Mail angezeigt werden soll.
• Wenn die Tabelle eine Überschrift haben soll, kann dies über „Überschrift“ festgelegt werden.
• Mi Klick auf „OK“ wird die Tabelle an der Stelle eingefügt, an der sich der Cursor im Textfeld befindet. Mit Klick auf „Abbrechen“ wird der Vorgang abgebrochen und keine Tabelle eingefügt.

Wenn die Tabelle eingefügt wurde, kann diese jederzeit erneut bearbeitet werden. Hierzu wird mit Rechtsklick in die Tabelle geklickt und es erscheint ein kleines Fenster mit Bearbeitungsoptionen.

Über die Bearbeitungsoptionen des Kontextmenüs haben Nutzerinnen und Nutzer die Möglichkeit, Zellen, Zeilen oder Spalten zu verändern oder die Tabelle zu löschen.

3.7. Anhang hinzufügen

Über das Büroklammer-Symbol  können eine oder mehrere Dateien an die E-Mail angehängt und mit ihr versendet werden.

Nach dem Klick auf das Symbol öffnet sich der Hochlade-Dialog.

Dort kann die Datei ausgewählt werden. Nach der Bestätigung wird die Datei hochgeladen und im Anschluss als E-Mail-Anhang  angezeigt.

3.8. E-Mail versenden und speichern

Durch Klick auf das "Papierflieger"-Symbol wird die verfasste E-Mail versendet. 

Über das "Diskette"-Symbol kann die E-Mail als Entwurf gespeichert werden. Folgende Meldung erscheint: 

Das Versenden der E-Mail kann durch Klick auf das "X"-Symbol abgebrochen werden. Der Inhalt der E-Mail wird unwiderruflich gelöscht.  

3.9. Rechtschreibüberprüfung

Mit der browserbasierten Rechtschreibüberprüfung kann während des Tippvorgangs eine Prüfung des eingegebenen Textes vorgenommen werden. Inkorrekt geschriebene Wörter werden automatisch rot unterschlängelt.

Die Rechtschreibüberprüfung lässt sich im Browser ein- und ausschalten.

4. E-Mail-Liste

In der E-Mail-Liste (mittlerer Teilbereich) werden alle E-Mails des ausgewählten Ordners angezeigt.

Je nach ausgewähltem Ordner, z.B. Posteingang oder ausgewählte Unterordner, zeigt der Bereich verschiedene Inhalte an.

Nach Anklicken einer E-Mail im mittleren Teilbereich wird diese direkt im rechten Teilbereich angezeigt.

4.1. Suchoptionen

Innerhalb des Bereichs "E-Mail" stehen Ihnen verschiedene Such- und Sortieroptionen zur Verfügung.

Mit Klick auf den Ordner-Namen öffnet sich das Suchfeld. Dort können Sie den Suchbegriff oder auch mehrere Begriffe eingeben.

Um die Suche einzugrenzen, können Sie zwischen verschiedenen Suchfiltern wählen. Standardmäßig ist der Suchfilter „Betreff“ ausgewählt.

Durchsucht wird dann ausschließlich gemäß hinterlegtem Suchfilter. Das Suchergebnis wird automatisch im mittleren Bereich angezeigt. Sie können die Suche mit Klick auf den Pfeil links neben dem Suchfeld beenden.

4.2. E-Mail-Liste verwalten

Um eine E-Mail auszuwählen, muss - abhängig vom Browser - diese entweder per Mouseover über das Benutzer-Icon angesteuert oder dieses direkt angeklickt werden, woraufhin eine Checkbox erscheint.

Nach Setzen eines Hakens in der Checkbox stehen weitere Bearbeitungsoptionen zur Verfügung.

Symbol	Erläuterung
	Anzahl der ausgewählten E-Mails
	Alles auswählen (alle E-Mails werden markiert / angehakt)
	In den Papierkorb verschieben (siehe Papierkorb)
	In den Spam-Ordner verschieben (siehe Spam)
	Weitere Optionen: Markierung (Siehe Favoriten setzen) Als ungelesen markieren Als gelesen markieren Weiterleiten Speichern unter… Kopieren in Verschieben in

4.3. Sortieroptionen

Über die Schaltfläche   ist es möglich, die Ordner-Liste nach verschiedenen Kriterien zu sortieren.

Sortieren nach:

• Betreff
  
• Von (Sortiert wird nach Vornamen)
  
• Datum
  
• Größe
  
• Nach Empfang sortieren
  
• Absteigende Sortierung

Nachdem ein Kriterium ausgewählt wurde, wird der Inhaltsbereich automatisch aktualisiert. Die Einstellungen werden grundsätzlich bis zur erneuten Änderung beibehalten. Die Auswahl „Absteigende Sortierung“ kann zusätzlich gewählt werden.

5. Funktionsleiste für empfangene Nachrichten

Im rechten Bereich neben den Inhalten werden die E-Mails angezeigt. Die verschiedenen Funktionalitäten dieses Bereiches werden im Folgenden beschrieben:

Symbol	Erläuterung
	Erweitern, Verkleinern (Vollbild aktivieren, Vollbild deaktivieren)
	Die gewählte Nachricht favorisieren
	Nur der Absenderin/dem Absender antworten
	Die gewählte Nachricht an alle Empfänger beantworten
	Gewählte Nachricht(en) weiterleiten: E-Mail weiterleiten
	Die gewählte Nachricht in den Ordner "Papierkorb" verschieben
	In neuem Fenster öffnen: Die gewählte Nachricht in einem neuen Fenster anzeigen lassen
	Weitere Bearbeitungsoptionen

Nachfolgend werden einzelne Optionen noch einmal genauer beschrieben.

5.1. Vollbild (de)aktivieren

Mit Klick auf das Symbol verschiebt sich die angezeigte E-Mail nach links und rückt mehr ins Zentrum des Bildschirms. Der mittlere Teilbereich mit der E-Mail-Auflistung ist dann ausgeblendet.

Mit Klick auf das Symbol lässt sich die E-Mail-Liste erneut einblenden.

5.2. Favoriten setzen

Durch Klicken auf das  Symbol wird eine E-Mail als Favorit markiert. 

Das Favorit-Symbol wird nach dem Anklicken in der E-Mail gelb angezeigt und im Inhaltsbereich der E-Mail als gelb gefärbter Stern dargestellt. Nach einem erneuten Klick auf den Stern wird die Markierung als Favorit aufgehoben.

5.3. E-Mail in neuem Fenster öffnen

Um eine ausgewählte E-Mail in einem neuen Fenster anzeigen zu lassen, genügt ein Klick auf das Symbol .

Anschließend öffnet sich ein neues Popup-Fenster, in dem die E-Mail angezeigt wird. Hier stehen die gleichen Bearbeitungsoptionen wie zuvor zur Verfügung.

Über das Kreuz rechts in der oberen Ecke des Fensters lässt sich das Fenster wieder schließen.

5.4. Weitere Bearbeitungsoptionen

Zusätzlich zu den bereits beschriebenen Optionen bestehen noch weitere Möglichkeiten, E-Mails zu bearbeiten. Unter dem Symbol  finden sich folgende Möglichkeiten:

Die Anwendung dieser Funktionen wird in den nächsten Kapiteln genauer erklärt.

5.5. Weitere Bearbeitungsoptionen - Schlagwort hinzufügen

Nach Aktivierung der Option „Schlagwort hinzufügen" öffnet sich im E-Mail-Feld unter dem Absender- und Empfängerfeld die Option, ein Schlagwort hinzuzufügen.

Dann kann in dem Textfeld ein Schlagwort eingegeben werden. Es reicht sogar die Eingabe eines einzelnen Buchstabens um eine entsprechende Auswahl zu erhalten.

Hier besteht die Möglichkeit, mehrere Schlagwörter auszuwählen. Ebenso können auch Schlagwörter hinzugefügt werden, die unter „Einstellungen" noch nicht eingegeben wurden. Diese Schlagwörter werden dann im Feld grau hinterlegt .

Über das angezeigte „X“ hinter jedem Schlagwort besteht die Möglichkeit, das hinzugefügte Schlagwort zu entfernen. Im Inhaltsbereich wird die jeweilige mit Schlagwort versehene E-Mail farblich markiert.

5.6. Weitere Bearbeitungsoptionen - Nachrichten-Quelltext

Nach Auswahl dieser Option wird die entsprechende E-Mail im Quelltext angezeigt. Über den Pfeil oben rechts in der Ecke der E-Mail ist eine Rückkehr zum ursprünglichen Format möglich.

5.7. Weitere Bearbeitungsoptionen - In Termin umwandeln

Nach Auswahl dieser Option können Sie direkt aus der E-Mail heraus einen Termin anlegen.

Der E-Mail-Inhalt wird in der Terminbeschreibung hinterlegt. Anschließend lassen sich die weiteren Termineinstellungen, wie z. B. das Datum, festlegen. Nähere Informationen zum Anlegen von Terminen finden sich 

5.8. Weitere Bearbeitungsoptionen - In Aufgabe umwandeln

Nach Auswahl dieser Option kann direkt aus der E-Mail heraus eine Aufgabe angelegt werden.