Kalender

1. Symbole im Bereich Kalender

Das Modul Kalender gliedert sich in drei Unterbereiche

• Die Kalenderliste mit persönlichen Kalendern und Abonnements 
• Anzeige der Ereignisse und Aufgaben mit Button , um Termine und Aufgaben  anzulegen  
• Die Kalenderansicht  mit Terminen (Ereignisse) und Aufgaben 

Symbol	Erläuterung
(hinter Kalendername)	Optionen: Nur diesen Kalender anzeigen Alle Kalender anzeigen Einstellungen Umbenennen Löschen Links zu diesem Kalender Importieren Exportieren Freigaben…
	Anzeige-Regler (Kalender ein- oder ausblenden)
	Zurück blättern im Kalender
	Vorwärts blättern im Kalender
	Kalender-Monatsansicht (Datenpicker)
	Filter setzen, zurücksetzen
	Kalender verschieben (wird erst aktiv, wenn „Burger Menü“ angeklickt wurde)
	Alles auswählen (im Bereich „Aufgaben“)
	Löschen (im Bereich „Aufgaben“)
	Neue Aufgabe erstellen Neuen Termin erstellen Neuen Termin oder neue Aufgabe erstellen
	Ausgewählten Kalender durchsuchen (nach Titel, Kategorie oder Ort, Gesamter Inhalt)
	Suche beenden
	Kalenderansicht wechseln
	Einschränkung der Auswahl der angezeigten Termine/Aufgaben Alle Termine Heutige Termine Termine in den nächsten 7 Tagen Termine in den nächsten 14 Tagen Termine in den nächsten 31 Tagen Termine in diesem Kalendermonat Dieses Jahr Termine in den letzten 7 Tagen Termine in den letzten 14 Tagen Termine in den letzten 31 Tagen Termine im letzten Monat Termine im letzten Jahr Alle zukünftigen Termine Momentan gewählter Tag
	Sortierung der Termine/Aufgaben nach: Titel Ort Kalender Beginn Ende Absteigende Sortierung
	Ansicht aktualisieren
	Kalender hinzufügen / abonnieren
	Farbpalette (Kategorien, Kalender)

2. Kalenderlisten verwalten

In der Kalenderliste erhalten Sie einen Überblick über die zur Verfügung stehenden Kalender.

Die Liste unterteilt sich dabei in zwei Bereiche:

Beim ersten Login ist bereits standardmäßig der persönlicher Kalender angelegt, es besteht zudem die Möglichkeit weitere persönliche Kalender anzulegen

Unter Abonnements befinden sich alle Kalender, die einer Benutzerin oder einem Benutzer freigegeben wurden. Das können persönliche Kalender von anderen Personen oder Gruppenkalender sein.

Vor jedem Kalender steht ein entsprechender „Regler“ . Um die Anzeige der Kalender in der Kalenderansicht (rechter Teilbereich) entsprechend anpassen zu können, muss der Regler bewegt werden:

	Kalender wird in der Kalenderansicht nicht weiter angezeigt.
	Kalender wird angezeigt

2.1. Persönlicher Kalender

Über das „Plus"-Symbol können Sie zusätzlich zum persönlichen Kalender weitere Kalender anlegen.

Klicken Sie hierzu auf das Symbol, öffnet sich ein Fenster, in dem Sie den Name des neuen Kalenders eingeben können.

Geben Sie den gewünschte Kalendername in das vorgesehene Textfeld ein und bestätigen Sie die Eingabe mit OK . Der Vorgang lässt sich beenden, ohne den neuen Kalender anzulegen, indem Sie auf „Abbrechen“ klicken.

 Bestätigen Sie die Eingabe mit „OK“ und der neue Kalender wird in der Kalenderliste angelegt.

2.2. Abonnements

Ein Kalender einer anderen Person oder einer Gruppe muss einer weiteren Person oder Gruppe zunächst freigegeben werden, damit er abonniert werden kann.

2.3. Filter

Im unteren Bereich der Kalenderlisten stehen Ihnen Filteroptionen zur Verfügung:

Im Textfeld des Filters können Sie den Begriff eingeben, nach dem Sie filtern möchten. Die Filterfunktion wird dann entsprechend angepasst und filtert Ihnen die passenden Kalender heraus.

Wenn Sie die angezeigte Seite aktualisieren oder den Filterinhalt löschen, werden Ihnen wieder alle Kalender angezeigt.

Durch Klick auf  können Sie die Kalender verschieben. Aktivieren Sie das Symbol, erscheint hinter jedem Kalender folgendes Symbol 

Klicken Sie auf das Symbol  hinter dem jeweiligen Kalender und ziehen Sie den ausgewählten Kalender an die gewünschte Stelle. Wenn Sie die Einstellung zurücksetzen wollen, dann klicken Sie auf „ZURÜCKSETZEN", wenn Sie die neue Anordnung der Kalender speichern wollen, klicken Sie auf die Schaltfläche „FERTIG".

3. Bearbeitungsoptionen - Persönliche Kalender

In allen beschriebenen Bereichen der Kalenderliste stehen weitere Bearbeitungsoptionen zur Verfügung. Diese werden nachfolgend erläutert:

Über das Symbol können Sie die Bearbeitungsoptionen auswählen. Hinter jedem Kalender oder Abonnement stehen Bearbeitungsoptionen zur Verfügung.

Mit Klick auf das entsprechende Symbol erscheint die Auflistung der möglichen Optionen.

Bei persönlichen Kalendern erscheint die folgende Auswahl:

• Nur diesen Kalender anzeigen
• Alle Kalender anzeigen
• Einstellungen
• Umbenennen
• Löschen
• Links zu diesem Kalender
• Importieren
• Exportieren
• Freigaben...

3.1. Nur diesen Kalender anzeigen

Wird diese Option ausgewählt, wird nur der Kalender "Klassenarbeiten" angezeigt. Alle übrigen Kalender und Abonnements werden aus der Kalenderansicht ausgeblendet.

3.2. Alle Kalender anzeigen

Klicken Sie auf das Dreipunkte-Icon und auf "Alle Kalender anzeigen"  , werden alle in der Kalenderliste und unter Abonnements verfügbaren Kalender und Abonnements in der Kalenderansicht angezeigt.

3.3. Einstellungen

Folgende Optionen stehen Ihnen unter „Einstellungen" zur Verfügung:

3.4. Kalender umbenennen

Kalender lassen sich auf verschiedene Weisen umbenennen.

Durch einen Doppelklick auf den Namen in der Kalenderliste können Sie den Namen eines Kalenders direkt ändern.

Über die Bearbeitungsoptionen des Dreipunktemenüs besteht auch die Möglichkeit, ihn umzubenennen. Über die Bearbeitungsoption Einstellungen lässt sich die Kopfzeile ebenfalls neu ausfüllen und der Kalender somit umbenennen:

Die neue Kalenderbezeichnung wird anschließend beibehalten, sobald Sie auf „Speichern“ klicken.

3.5. Kalender löschen

Es besteht die Möglichkeit, sowohl jeden neu angelegten als auch abonnierten Kalender aus der Kalenderliste zu entfernen. Ein Klick auf Schaltfläche „Löschen“ im Dreipunktemenü der Kalenderliste genügt, um den Kalender umgehend zu löschen. 

3.6. Importieren

Wählen Sie zunächst den Kalender aus, in den weitere Termine importiert werden sollen.

Über die Option „Importieren“ besteht die Möglichkeit, Termine anderer Kalender einzubinden.

Es öffnet sich ein Fenster, in dem über Hochladen des entsprechenden Kalender-Datenformats (ics/ical)  lokale Dateien einfügen werden können.

Sobald Sie die Kalender-Datei ausgewählt haben, schließt sich das Fenster automatisch und die Kalender-Daten wurden importiert.

Sie erhalten dann oben rechts die Erfolgsmeldung:

Die Termine des importierten Kalenders sehen Sie anschließend in dem Kalender, in den Sie die Termine importiert haben.

3.7. Exportieren

Mit Klick auf „Exportieren“ wird umgehend im Download-Bereich des Browsers eine ICS-Datei (ical) mit den entsprechenden Kalenderdaten des exportierten Kalenders angezeigt. Diese kann nach Belieben weiterverwendet werden. 

3.8. Freigaben...

Diese Option steht Ihnen nur im Bereich der persönlichen Kalender zur Verfügung. Für abonnierte Kalender (z.B. Instanzkalender) können keine Benutzerrechte vergeben werden.

Über das Dreipunkte-Menü gelangen Sie zur Option „Freigaben...". Durch einen Klick darauf erscheint ein Fenster, in dem Sie die Benutzerinnen / Benutzer oder Gruppen hinzufügen können, denen Sie Ihren Kalender freigeben möchten.

Geben Sie dazu mindestens die ersten beiden Buchstaben des entsprechenden Benutzerkontos oder des Gruppennamens ein.

Klicken Sie in der Benutzerauswahl die Benutzerin / den Benutzer an, die / den Sie berechtigen möchten.

Haben Sie eine Person ausgewählt, erscheint ein weiteres Fenster, in dem Sie die Zugriffsrechte auf Ihren Kalender festlegen können.

Wählen Sie zuerst aus, ob diese Person Objekte zu Ihrem Kalender nur hinzufügen können soll oder ob sie ggf. zusätzlich auch Objekte aus Ihrem Kalender löschen können soll  . 

Setzen Sie anschließend den Haken  , so dass der Kalender für die Benutzerin / den Benutzer direkt abonniert und in dessen Kalenderliste unter „Abonnements" integriert wird.

Haben Sie den Haken einmal gesetzt und die Einstellungen gespeichert, können Sie den Haken nicht wieder entfernen. Die Checkbox ist ausgegraut.

In der Standardeinstellung sind für die Benutzerin / den Benutzer keine Zugriffsberechtigungen eingetragen. Über das Pfeil-Symbol können Sie für die jeweilige Kategorie die entsprechenden Berechtigungen separat auswählen.

Sie können anderen Benutzerinnen oder Benutzern die Möglichkeit einräumen, Objekte (Termine) einzustellen und zu löschen.

Zum Aktivieren des Rechts setzen Sie den entsprechenden Haken. Diese Berechtigungen können jederzeit wieder entfernt werden. Solange die Benutzerin / der Benutzer das Recht „Ändern" von Ihnen zugewiesen hat, werden ihr / ihm zwar die Funktionen angeboten, sie / er kann sie aber nicht nutzen. 

Hierzu ist eine Abstimmung der gesamten Zugriffsrechte notwendig. Das bedeutet, wenn Sie jemandem die Rechte „Diese Person kann Objekte in meinem Kalender ändern"  und/oder „Diese Person kann Objekte in meinem Kalender löschen" aktivieren, so müssen Sie gleichzeitig für mindestens eine Terminkategorie (öffentlich, privat oder vertraulich) die Berechtigung auf „Ändern" setzen.

Mit Klick auf das Symbol „Alles Auswählen“ (oben neben dem Benutzernamen) werden beide Optionen gleichzeitig aktiviert und alle Termin-Einschränkungen werden auf „Ändern" gesetzt.

Wenn Sie die Berechtigungen entsprechend vergeben haben, klicken Sie auf „Speichern“. Das Fenster schließt sich und die gewählten Einstellungen greifen umgehend.

Wenn Sie die Berechtigungen verwerfen möchten, klicken Sie auf das „X“ oben rechts im Fenster.

3.9. Benutzerrechte - Alle authentifizierten Benutzer

Grundsätzlich haben Sie die Gruppe „Alle authentifizierten Benutzer" in Ihren Zugriffsrechten hinterlegt. Diese Standardgruppe können Sie nicht löschen.

Über diese Funktion können Sie jedoch verwalten, welche Rechte für alle Benutzerinnen und Benuter Ihrer Instanz festgelegt sein sollen. Wenn Sie zum Beispiel wollen, dass alle Personen sehen können, wann Sie öffentliche Termine haben, um Sie nicht zu bereits belegten Zeiten einzuladen, so stellen Sie die Einstufung der öffentlichen Termine auf „Datum & Uhrzeit".

3.10. Benutzer- und Gruppenrechte bearbeiten und entziehen

Wenn Sie Ihre angelegten Benutzer- und Gruppenrechte ändern oder entfernen möchten, klicken Sie auf die Bearbeitungsoption „Freigaben...“. Sie erhalten dann eine Auflistung der bereits definierten Freigaben an Gruppen oder Benutzerkonten und haben weiterhin die Möglichkeit, wie bereits beschrieben, neue Freigaben zu erteilen.

Um die bestehenden Freigaben erneut zu bearbeiten oder auch zu entfernen, klicken Sie dazu bitte die entsprechenden Benutzerkonten oder Gruppen aus der Liste an.

Das bereits bekannte Fenster mit den Zugriffsrechten öffnet sich. Hier können Sie diese anpassen. Sofern Sie die Benutzerrechte geändert haben, klicken Sie auf "Speichern".

Um Benutzer- und Gruppenrechte zu entfernen, klicken Sie auf das Symbol. Die Benutzerin / der Benutzer oder die Gruppe wird aus der Freigabeliste entfernt. Klicken Sie anschließend auf „Speichern“.

4. Bearbeitungsoptionen - Abonnements

In allen beschriebenen Bereichen der Kalenderliste stehen Ihnen weiterhin diverse Bearbeitungsoptionen zur Verfügung. Diese werden nachfolgend erläutert.

Über das Symbol  können Sie die Bearbeitungsoptionen auswählen. Hinter jedem Kalender oder Abonnement stehen Ihnen Bearbeitungsoptionen zur Verfügung.

Mit Klick auf das Symbol  erscheint die Auflistung über die möglichen Optionen.

Bei Gruppenkalendern erhalten Sie folgende Auswahl:

Scrollen Sie weiter herunter, um zu den Import- und Exportmöglichkeiten zu gelangen. 

4.1. Nur ausgewählte Kalender anzeigen

Über die Regler können Sie steuern, welche Kalender und Abonnements aus der Kalenderansicht eingeblendet werden sollen.

4.2. Alle Kalender anzeigen

Wählen Sie alle Regler an, werden automatisch alle für Sie verfügbaren Kalender und Abonnements in der Kalenderansicht angezeigt.

4.3. Einstellungen

Anbei eine Aufstellung, welche Optionen Ihnen unter „Einstellungen" zur Verfügung stehen:

Mit Klick auf das Symbol öffnet sich die Farbskala, aus der Sie eine Farbe für den entsprechenden Kalender auswählen können.

Diese Option blendet Ihnen automatisch Aufgaben aus Ihrem Kalender ein bzw. aus.

Wenn die Option für alle Kalender gewählt ist, so sehen Sie in der Aufgabenliste alle Aufgaben.

E-Mail-Benachrichtigungen zu Änderungen im Kalender

Sie können sich per E-Mail darüber benachrichtigen lassen, wenn Sie oder jemand anderes Ihren Kalender verändert hat, bzw. jemanden per E-Mail benachrichtigen lassen, wenn Sie Ihren Kalender verändert haben.

Abbrechen und Speichern

Haben Sie alle Einstellungen vorgenommen und wollen diese übernehmen, klicken Sie auf den Button „Speichern“.

Sofern Sie keine Änderungen vornehmen oder die Einstellungsänderungen verwerfen wollen, klicken Sie auf „Abbrechen“. Das Fenster schließt sich daraufhin.

4.4. Abonnement umbenennen

Ihnen stehen verschiedenen Wege zur Verfügung, um Ihre Abonnements umzubenennen.

Sie können durch Doppelklick auf den Namen in der Kalenderliste diesen direkt ändern. Klicken Sie auf die Bearbeitungsoptionen  , indem Sie auf "Umbenennen" klicken.

Sie können aber auch die Einstellungen öffnen und dort die Kopfzeile neu ausfüllen:

Die neue Kalenderbezeichnung wird anschließend beibehalten, sobald Sie auf „Speichern“ klicken.

4.5. Kalender abbestellen

Wenn Sie einen abonnierten Kalender nicht mehr in Ihrer Liste anzeigen wollen, klicken Sie auf  hinter dem jeweiligen Abonnement und dann auf „Kalender abbestellen".

Hinweis: Solange die Eigentümerin / der Eigentümer des Kalenders Ihre Zugriffsrechte nicht verändert, können Sie den Kalender wieder eigenständig über Klick auf das  hinter Abonnements einfügen. Die Besitzerin / der Besitzer wird nicht darüber informiert, dass Sie den Kalender aus Ihrer Liste entfernt haben.

5. Termine anlegen

Möchten Sie einen neuen Termin oder eine Aufgabe anlegen, klicken Sie auf den grünen Button. Sie haben dann die Möglichkeit auszuwählen, ob Sie einen Termin oder eine Aufgabe erstellen möchten.

Mit Klick auf das Kalender-Icon  öffnet sich ein neues Fenster, in welchem Sie einen Termin anlegen können.

5.1. Titel

5.2. Ort

Dieses Feld ist kein Pflichtfeld.

5.3. Kalenderauswahl

Wenn Sie Ihren Termin in einem anderen Kalender als Ihrem persönlichen Kalender hinterlegen möchten, können Sie dies über die Kalenderauswahl einstellen. Klicken Sie dazu auf das Pfeil-Symbol und die Kalenderauswahl öffnet sich. Hier werden Ihnen neben Ihren eigenen Kalendern alle Kalender angezeigt, für die Sie berechtigt sind.

Klicken Sie den Kalender an, in dem der Termin angelegt werden soll. In den Voreinstellungen ist grundsätzlich der persönliche Kalender ausgewählt. Diese Voreinstellung lässt sich nicht ändern.

5.4. Beschreibung

Sie können das Beschreibungsfeld maximieren oder minimieren. Klicken Sie dazu in den Beschreibungstext und es erscheint ein grauer Linienrand unterhalb des Textes. Diesen können Sie anklicken und nach oben oder unten verschieben. 

5.5. Kategorie hinzufügen

Sie haben die Möglichkeit, Kategorien zu hinterlegen.

Klicken Sie dazu in das Feld „Kategorie hinzufügen“. Es öffnet sich die Auswahl an Kategorien, welche Ihnen zur Verfügung stehen.

Die ausgewählten Kategorien werden automatisch in dem Bearbeitungsfeld eingefügt. Fehlt Ihnen eine Kategorie, können Sie diese im Einstellungsbereich ergänzen.

Wenn eine Kategorie entfernt werden soll, klicken Sie auf das jeweilige „X“ hinter der Kategorie. 

5.6. Öffentliche, private oder vertrauliche Termine

5.7. Priorität

5.8. Verabredungsbenachrichtigung senden

5.9. Anhang

Anhänge zu Terminen werden nicht wie bei einer E-Mail hochgeladen, sondern Sie können nur Ziele (z.B. HTML-Seiten, Bilder oder Dokumente) verwenden, die bereits im Internet existieren.

Auch eine Vorschau zu einer Datei, die z.B. in der Bildungscloud angelegt ist ,besitzt eine eindeutige URL, sodass Sie sie auch als Anhang hinterlegen können.

Möchten Sie einen Anhang einfügen, klicken Sie auf das "Plus" Symbol.

Es öffnet sich ein Bearbeitungsfeld „URL“, in dem Sie die entsprechende URL eingeben können. 

Wenn Sie den eingefügten Anhang entfernen möchten, klicken Sie auf das „Minus"-Symbol  vor der Zeile „URL".  Das Bearbeitungsfeld mit dem zuvor eingegebenen Inhalt wird dann wieder entfernt.

Sie haben auch die Möglichkeit, mehrere Anhänge zu hinterlegen. Klicken Sie nach Eingabe der ersten URL erneut auf das Plussymbol. Sie erhalten dann ein weiteres Bearbeitungsfeld, in dem Sie die entsprechende URL hinterlegen können.

5.10. Termindaten eingeben

Wenn Sie ein Datum oder eine Uhrzeit einstellen möchten, klicken Sie auf den Pfeil rechts neben der Datums- und Uhrzeitenanzeige.

 Checkbox: Ganztägiger Termin. Wenn Sie diese Checkbox anwählen, verschwinden die Felder zur Auswahl der Uhrzeit und der Termin wird als ganztägig in Ihrem Kalender angezeigt.

 Checkbox: Zeige Zeit als verfügbar. Setzen Sie die Option „Zeige Zeit als Verfügbar“ wird Ihre Verfügbarkeit in Ihrem Kalender in diesem Zeitraum als frei angezeigt. Sie können sich damit beispielsweise Termine als Infos in Ihrem Kalender anzeigen lassen. Bei der Terminplanung ist es anderen Benutzerinnen und Benutzern dann trotzdem möglich, Ihnen zur gleichen Zeit einen Termin einzustellen.

 Mit diesem Feld können Sie festlegen, wann der Termin starten soll. Dafür klicken Sie jeweils auf den Pfeil nach unten hinter der Datumzeile und hinter der Uhrzeitanzeige. 

Zur Festlegung des Datums öffnet sich ein Kalender, in dem Sie das entsprechende Datum auswählen können. Die Anzeige markiert vorerst immer den aktuellen Tag.

Um ein Datum im nächsten Monat, bzw. darüber hinaus, einzustellen, scrollen Sie einfach in der Anzeige herunter.

Zur Festlegung der Uhrzeit öffnet sich ein Bearbeitungsfenster, in dem Sie die gewünschten Uhrzeiten für Ihren Termin auswählen können. In dem Fenster ist zunächst die aktuelle Uhrzeit farblich markiert.

In der oberen Zeile finden Sie die Zeiten zur vollen Stunde. Die Minuten finden Sie in dem unteren Bereich. Die Minuten-Auswahl erweitert sich, wenn Sie auf den grünen Button klicken.

Haben Sie ein Datum und eine Uhrzeit eingegeben, schließen sich die Fenster automatisch.

 Mit diesem Feld können Sie festlegen, wann der Termin enden soll. Die Anpassungen nehmen Sie, wie bereits unter Punkt 3 beschrieben, vor.

5.11. Wiederholen - Serientermin erstellen

Hier haben Sie die Option, einen Serientermin zu erstellen. Standardmäßig wird ein Termin zunächst ohne Wiederholung erstellt.

Über den Pfeil rechts können Sie den Turnus des Serientermins einstellen.

Es gibt dabei folgende Auswahlmöglichkeiten:

• täglich
• wöchentlich
• monatlich
• jährlich

Durch Anklicken des „Plus-Icon" hinter der Auswahl des Wiederholungsintervalls haben Sie die Möglichkeit anzugeben, dass der Serientermin täglich, bzw. alle x Tage, stattfinden soll. Hinterlegen Sie dazu die gewünschte Anzahl. Danach öffnet sich ein weiteres Feld „Ende der Wiederholung".

Dabei gibt es drei Optionen:

• Wählen Sie die Option „Niemals“ aus, so wird die Serie unbegrenzt erstellt.
  

• Wählen Sie die Option „Nach“, können Sie eingeben, nach wie vielen Tagen die Serie enden soll. Legen Sie dazu die entsprechende Tagesanzahl im Feld „Anzahl“ fest.

• Wählen Sie die Option „Am Datum“, so können Sie festlegen, an welchem Datum die Serie enden soll.
  

Sie haben die Möglichkeit festzulegen, dass der Serientermin wöchentlich stattfinden soll. Durch Anklicken des  „Plus-Icon" hinter der Auswahl des Wiederholungsintervalls haben Sie die Möglichkeit anzugeben, ob der Termin wöchentlich bzw. alle x Wochen stattfinden soll. Hinterlegen Sie dazu die entsprechende Zahl. Sie können außerdem festlegen, an welchem Wochentag der Serientermin ansteht.

Weiterhin haben Sie die Möglichkeit das Ende der Wiederholungen anzugeben. Dies entspricht den bereits beschriebenen Optionen im Abschnitt „tägliche Wiederholungen".

Durch Anklicken des Eingabefelds haben Sie die Möglichkeit anzugeben, dass der Serientermin monatlich, bzw. alle x Monate, stattfinden soll. Hinterlegen Sie dazu die entsprechende Zahl. Sie können außerdem festlegen, an welchem Wochentag im Monat der Serientermin stattfinden soll.

Sie können entweder mehrere Tage auswählen, indem Sie diese in der Tagesübersicht anklicken und dadurch aktivieren. Oder Sie wählen einen bestimmten Tag aus, indem Sie die zweite Auswahlmöglichkeit anklicken und dort gezielt einen Tag auswählen. 

Weiterhin haben Sie die Möglichkeit, das Ende der Wiederholungen anzugeben. Dies entspricht den bereits beschriebenen Optionen im Abschnitt „tägliche Wiederholungen".

Durch Anklicken des Eingabefelds haben Sie die Möglichkeit anzugeben, dass der Serientermin jährlich, bzw. alle x Jahre, stattfinden soll. Hinterlegen Sie dazu die entsprechende Zahl. Sie können außerdem festlegen, an welchem Wochentag und in welchem Monat der Serientermin ansteht.

5.12. Teilnehmer einladen

Zu einem Termin können mehrere Teilnehmer gleichzeitig eingeladen werden.

Geben Sie hierzu im Eingabefeld neben dem Lupensymbol den Namen des einzuladenden Person bzw. einer Gruppe ein. Einige Buchstaben reichen bereits aus, damit Ihnen das System erste hinterlegte Vorschläge anzeigt.

Wählen Sie Ihre Teilnehmenden aus den unter dem Eingabefeld aufgelisteten Benutzerkonten aus.

Über das Minus-Symbol hinter der ausgewählten Benutzerin / dem ausgewählten Benutzer können Sie Teilnehmende wieder entfernen.

Wenn Sie auf den Pfeil neben dem Eingabefeld klicken, können Sie sich zusätzlich die Verfügbarkeit der einzelnen Teilnehmenden anzeigen lassen.

Bitte beachten Sie, dass eingeladene Teilnehmende keine E-Mail-Bestätigung der Einladung erhält, wenn Sie nicht die Verabredungsbenachrichtigung aktiviert haben. Der Termin wird für die Teilnehmenden dann ausschließlich in der Kalenderansicht angezeigt.

5.13. Erinnerung

Standardmäßig ist die Erinnerungsfunktion deaktiviert. Falls Sie dies ändern wollen, so können Sie das unter „Allgemeine Einstellungen".

Soll eine Terminerinnerung erfolgen, setzen Sie in der Checkbox vor der Option „Erinnerung" des jeweiligen Termins den Haken.

Es erscheinen weitere Bearbeitungsmöglichkeiten, welche Sie wie folgt anpassen können:

Um die Erinnerung anzupassen, klicken Sie das jeweilige Feld an und führen die Anpassungen durch.

Zur Auswahl stehen Ihnen verschiedene Funktionen:

• Alarm anzeigen
• Eine E-Mail senden

Die Erinnerung erscheint Ihren Angaben entsprechend als Meldung oben rechts in der Ecke des Bildschirms.

Sie können hier erneut entscheiden, wann, bzw. ob, Sie wieder erinnert werden möchten.

Klicken Sie dazu auf „Erneut Erinnern“ und setzen Sie die Angabe, wann die Erinnerung erneut erscheinen soll. Möchten Sie keine erneute Erinnerung, klicken Sie auf „Schließen“.

Sie haben auch die Möglichkeit, sich eine E-Mail als Erinnerung senden zu lassen. Dazu passen Sie die Erinnerungsparameter wie gewünscht an und aktivieren die Checkbox „Eine E-Mail senden“.

Wenn Sie den Teilnehmenden Ihres Termins eine Benachrichtigung per E-Mail schicken wollen, können Sie dies über Anhaken der entsprechenden Checkbox veranlassen.

5.14. E-Mail aus Termin verfassen

Sofern Teilnehmende eingeladen wurden, haben Sie die Möglichkeit, aus dem Termin heraus direkt eine E-Mail zu versenden. Klicken Sie dazu in der oberen Leiste das Briefsymbol an.

Es öffnet sich umgehend ein E-Mail-Fenster. In der E-Mail sind sowohl das An-Feld mit den Teilnehmenden des Termins als auch der Betreff mit dem Titel des Termins gefüllt.

Weitere Ergänzungen können Sie vornehmen.

5.15. Termine ändern und löschen

Die Bearbeitung von bereits angelegten Terminen kann sowohl in der Ereignisliste  als auch über die Kalenderübersicht  erfolgen.

Nach Klick auf den Termin öffnet sich dieser in einem separaten Fenster. Sie erhalten hier einen Überblick über alle Einstellungen, die Sie vorgenommen haben, sowie über den Status von Zu- und Absagen der eingeladenen Teilnehmenden. Möchten Sie keine Änderungen vornehmen, klicken Sie auf das „X“ oben rechts in der Ecke des Fensters. Das Fenster schließt sich anschließend und die bisherigen Einstellungen werden beibehalten.

Weiterhin können Sie auswählen, ob Sie den Termin löschen  oder bearbeiten  möchten.

6. Termine und Aufgaben verwalten

Neben der Kalenderliste steht Ihnen eine Auflistung aller Termine (Ereignisse) und Aufgaben zur Verfügung.

Die Auflistung zeigt Ihnen jeweils Ereignisse, also Termine oder Aufgaben, an. Eine Möglichkeit, sowohl Aufgaben als auch Termine in einer gemeinsamen Liste anzeigen zu lassen, gibt es nicht.

Der Bereich, der jeweils angezeigt wird, ist entsprechend farblich markiert. In beiden Bereichen stehen Ihnen zusätzliche Bearbeitungsoptionen zur Verfügung. Da sich die Optionen nicht unterscheiden, werden sie am Beispiel der Ereignisse wie folgt erklärt:

Ihnen stehen in diesem Bereich verschiedene Bearbeitungsoptionen zur Verfügung:

 Vor- und Rückwärtsblättern im Kalender

 Datenpicker, um eine gezielte Woche / einen gezielten Tag auszuwählen

 Button "Heute", um auf den heutigen Tag zurück zu springen

 Auswahl der Kalenderansicht

	Tagesansicht
	Wochenansicht
	Monatsansicht
	Darstellung alle Kalender nebeneinander

Druckfunktion (5): Mit Klick auf das Druckersymbol lassen sich die Ereignisse und die Kalenderansicht ausdrucken. Eine Vorschau lässt zu, dass auch das Seitenformat angepasst werden kann. 

6.1. Bearbeitungsoptionen der Termin- und Aufgabenliste

Im oberen Bereich der Auflistung befinden sich die Suchoptionen.

Klicken Sie dazu neben dem Symbol in das Eingabefeld und geben Sie den Suchbegriff ein. Bereits bei der Eingabe passt sich die Terminliste entsprechend an und Sie erhalten erste Suchergebnisse.

Um die Suche besser einzugrenzen, gibt es verschiedene Suchfilter. Standardmäßig ist der Suchfilter „Titel, Kategorie oder Ort“ hinterlegt. Weiterhin steht Ihnen noch der Suchfilter „Gesamter Inhalt“ zur Verfügung.

Durchsucht wird ausschließlich gemäß des hinterlegten Suchfilters. Die Suchergebisse beziehen sich auf die aktiven (eingeblendeten Kalender).

Das Suchergebnis wird automatisch in der Auflistung angezeigt. Beendet werden kann die Suche mit Klick auf den Pfeil  links neben dem Suchfeld.

Über diese Option ist es möglich, Ereignisse und Aufgaben in der jeweiligen Auflistung nach verschiedenen Bereichen zu sortieren. Sollten die Optionen nicht sichtbar sein, klicken Sie auf den Pfeil  links neben dem Suchfeld.

7. Aufgaben anlegen

Möchten Sie einen neuen Termin oder eine Aufgabe anlegen, klicken Sie auf den grünen Button. Sie haben dann die Möglichkeit auszuwählen, ob Sie einen Termin oder eine Aufgabe erstellen möchten.

Mit Klick auf das Aufgaben-Icon  öffnet sich ein neues Fenster, in welchem Sie eine Aufgabe anlegen können.

7.1. Titel

7.2. Ort

Sofern Ihre Aufgabe in einem bestimmten Raum oder Ort zu erledigen ist, können Sie hier die nötigen Informationen hinterlegen.

7.3. Kalenderauswahl

Wenn Sie Ihre Aufgabe in einem anderen Kalender als Ihrem persönlichen Kalender hinterlegen möchten, können Sie dies über die Kalenderauswahl einstellen. Klicken Sie dazu auf das Pfeil-Symbol im Bereich Kalender und die Kalenderauswahl öffnet sich. Hier werden Ihnen alle Kalender angezeigt, für die Sie berechtigt sind und Ihre eigenen Kalender.

Klicken Sie den Kalender an, in dem die Aufgabe angelegt werden soll. In den Voreinstellungen ist grundsätzlich der persönliche Kalender ausgewählt. Diese Voreinstellung lässt sich über die Kalenderoptionen über das Zahnrad (Einstellungen) und Auswahl "Kalender" und Anpassung der Angabe bei Standardkalender ändern.

7.4. Beschreibung

Fügen Sie hier zusätzliche Informationen zur ausgewählten Aufgabe ein. Es gibt keine Begrenzung der Zeichen.

Sie können das Beschreibungsfeld maximieren oder minimieren. Klicken Sie dazu in den Beschreibungstext und es erscheint ein grauer Linienrand unterhalb des Textes. Diesen können Sie anklicken und nach oben oder unten verschieben. 

7.5. Kategorie hinzufügen

Sie haben die Möglichkeit, Kategorien zu hinterlegen.

Klicken Sie dazu in das Feld „Kategorie hinzufügen“. Es öffnet sich eine Auswahl an Kategorien, die Ihnen zur Verfügung stehen.

Die von Ihnen gewählten Kategorien werden automatisch in das Bearbeitungsfeld eingefügt. Fehlt Ihnen eine Kategorie, können Sie diese in den Einstellungen ergänzen oder einfach in das Bearbeitungsfeld hineinschreiben.

Wenn eine Kategorie entfernt werden soll, klicken Sie auf das  „X“ hinter der Kategorie. Die Kategorie wird dann aus dem Bearbeitungsfeld entfernt.

Wenn Farben (Kalenderfarben und Kategoriefarben) hinterlegt sind, so wird der Termin im mittleren Teilbereich des Bildschirms entsprechend markiert. 

Wenn der angewählte Kalender mit einer Farbe  versehen ist, wird diese Farbe in dem Kreis entsprechend dargestellt  .

Wenn mehrere Kategorien  vergeben wurden, werden alle Farben dieser Kategorien sichtbar. Die letzte Kategorie wird flächenmäßig im Quadrat größer angezeigt . 

7.6. Öffentliche, vertrauliche oder private Aufgabe

Je nach festgelegten Zugriffsrechten für andere Benutzerinnen und Benutzer sind Aufgaben dann für diese sichtbar oder nicht.

7.7. Priorität

Um die Priorität der Aufgabe festzulegen, steht im Bearbeitungsfenster ein Regler zur Verfügung, der nach rechts oder links verschoben werden kann.

Wird der Regler verschoben, wird beim Verschieben die entsprechende Priorität angezeigt:

• hoch
• normal
• niedrig

7.8. Anhang

Anhänge zu Aufgaben werden nicht, wie bei einer E-Mail, hochgeladen, sondern Sie können nur Ziele (z.B. HTML-Seiten, Bilder oder Dokumente) verwenden, die bereits im Internet existieren. Es ist also auch möglich, den Link aus der Vorschau eines Dokumentes in der Bildungs- oder Verwaltungscloud zu nutzen. 

Möchten Sie einen Anhang einfügen, klicken Sie auf das „Plus"-Symbol.

Es öffnet sich ein Bearbeitungsfeld „URL“, in dem Sie die entsprechende URL eingeben können. 

Wenn Sie den eingefügten Anhang entfernen möchten, klicken Sie auf das „Minus"-Symbol  vor der Zeile „URL".  Das Bearbeitungsfeld mit dem zuvor eingefügten Inhalt wird dann wieder entfernt.

Sie haben auch die Möglichkeit, mehrere Anhänge zu hinterlegen. Klicken Sie nach Eingabe der ersten URL erneut auf das „Plus"-Symbol. Sie erhalten dann ein weiteres Eingabefeld, in dem Sie die entsprechende URL hinterlegen können.

7.9. Beginn und Ende festlegen

Sie können bei Aufgaben ein Start- und ein Fälligkeitsdatum festlegen.

Wenn Sie auf das „Plus"-Icon vor „Von hinzufügen" klicken, öffnet sich ein Auswahlfeld:

Hier können Sie das Startdatum und die entsprechende Uhrzeit festlegen, indem Sie auf die „Pfeil"-Icons neben den jeweiligen Angaben klicken.

Wenn Sie auf das „Plus"-Icon vor „Fällig" klicken, öffnet sich ein Auswahlfeld:

Hier können Sie das Fälligkeitsdatum und die entsprechende Uhrzeit festlegen, indem Sie auf die „Pfeil"-Icons neben den jeweiligen Angaben klicken.

Möchten Sie die Angaben wieder herausnehmen, klicken Sie auf das Minus-Icon links neben dem Kalender-Icon bei "Von" bzw. "Fällig".

7.10. Status

Des Weiteren besteht die Möglichkeit, den Status der Aufgabe zu definieren.

Folgende Auswahl steht dabei zur Verfügung: 

Wenn Sie den Status „Reaktion erwartet" auswählen, öffnet sich eine weitere Zeile. Mit Hilfe des Reglers können Sie einstellen, zu wieviel Prozent Ihre Aufgabe erledigt ist.

Nachdem Sie die Aufgabe gespeichert haben, wird sie mit Ausrufezeichen gekennzeichnet in Ihrer Aufgabenliste angezeigt.

Wenn Sie die Aufgabe aufrufen, wird das Ausrufezeichen mit "Reaktion erwartet" sichtbar.

Wenn Sie den Status „In Arbeit" auswählen, öffnet sich eine weitere Zeile. Mit Hilfe des Reglers können Sie einstellen, zu wieviel Prozent Ihre Aufgabe erledigt ist.

Nachdem Sie die Aufgabe gespeichert haben, wird sie mit einer Uhr gekennzeichnet in Ihrer Aufgabenliste angezeigt.

Nachdem Sie die Aufgabe aufgerufen haben, wird der Status in Arbeit auch hier durch eine Uhr und "In Arbeit" angezeigt:

Wenn Sie den Status „Abgeschlossen am" auswählen, öffnen sich ein weiteres Feld und eine Zeile. Über den Datenpicker können Sie das Datum auswählen, an dem die Aufgabe abgeschlossen wurde. Mit Hilfe des Reglers können Sie einstellen, zu wie viel Prozent Ihre Aufgabe erledigt ist.

Nachdem Sie die abgeschlossene Aufgabe gespeichert haben, wird Sie aus Ihrer Aufgabenübersicht entfernt. Haben Sie eingestellt, dass abgeschlossene Aufgaben angezeigt werden (Klick auf im mittleren Teilbereich abgeschlossene Aufgaben auswählen), so wird die Aufgabe mit einem Haken gekennzeichnet in der Aufgabenauflistung anzeigt.

Wenn Sie den Status „Abgebrochen" auswählen, 

wird Ihre Aufgabe durchgestrichen in der Aufgabenliste angezeigt.

Hinweis:  Falls Ihre Aufgaben nicht angezeigt werden, überprüfen Sie, ob Sie in dem Kalender diesen unsichtbar geschaltet haben, sodass Aufgaben nicht angezeigt werden oder ob Sie über das Icon Einstellungen vorgenommen haben, durch die die Aufgaben nicht angezeigt werden.

7.11. Wiederholen - Serienaufgabe

Sobald Sie den Beginn und die Fälligkeit einer Aufgabe festgelegt haben, können Sie diese Aufgabe als Serie erstellen und Erinnerungen setzen.

Über den Pfeil rechts können Sie den Wiederholungsturnus der Serienaufgabe einstellen.

Es gibt dabei folgende Auswahlmöglichkeiten:

• Täglich
• Wöchentlich
• Monatlich
• Jährlich

Durch Anklicken des „Plus"-Icons hinter der Auswahl des Wiederholungsintervalls haben Sie die Möglichkeit anzugeben, dass die Serienaufgabe täglich bzw. alle x Tage stattfinden soll. Hinterlegen Sie dazu die entsprechende Zahl. Durch Klick auf den Pfeil öffnet sich ein weiteres Feld.

Dabei gibt es drei Optionen bei Ende der Wiederholung:

• Wählen Sie die Option „Niemals“ aus, so wird die Serie unbegrenzt erstellt.
  

• Wählen Sie die Option „Nach“, können Sie eingeben, nach wie vielen Tagen die Serie enden soll. Legen Sie dazu die entsprechende Tagesanzahl im Feld „Anzahl“ fest. 

• Wählen Sie die Option „Am Datum“, so können Sie festlegen, an welchem Datum die Serie enden soll.
  

Sie haben die Möglichkeit festzulegen, dass die Serienaufgabe wöchentlich stattfinden soll. Durch Anklicken des  „Plus"-Icons hinter der Auswahl des Wiederholungsintervalls haben Sie die Möglichkeit anzugeben, dass die Aufgabe wöchentlich, bzw. alle x Wochen, stattfinden soll. Hinterlegen Sie dazu die gewünschte Zahl. Sie können außerdem festlegen, an welchem Wochentag die Serienaufgabe ansteht.

Weiterhin haben Sie die Möglichkeit, das Ende der Wiederholungen anzugeben. Dies entspricht den bereits beschriebenen Optionen im Abschnitt „tägliche Wiederholungen".

Durch Anklicken des Eingabefelds haben Sie die Möglichkeit anzugeben, ob die Serienaufgabe monatlich, bzw. alle x Monate stattfinden soll. Hinterlegen Sie dazu die entsprechende Zahl. Sie können außerdem festlegen, an welchem Wochentag im Monat die Serienaufgabe stattfinden soll.

Sie können entweder mehrere Tage auswählen, indem Sie diese in der Tagesübersicht anklicken und dadurch aktivieren oder Sie wählen einen bestimmten Tag aus, indem Sie die zweite Auswahlmöglichkeit anklicken und dort gezielt einen Tag auswählen. 

Weiterhin haben Sie die Möglichkeit, das Ende der Wiederholungen anzugeben. Dies entspricht den bereits beschriebenen Optionen im Abschnitt „tägliche Wiederholungen".

Durch Anklicken des Eingabefelds haben Sie die Möglichkeit, anzugeben dass die Serienaufgabe, jährlich bzw. alle x Jahre, stattfinden soll. Hinterlegen Sie dazu die entsprechende Zahl. Sie können außerdem festlegen, an welchem Wochentag und in welchem Monat die Serienaufgabe ansteht.

Serienaufgabe bearbeiten

Wenn Sie eine Serienaufgabe bearbeiten möchten, haben Sie zwei Möglichkeiten:

Bei Klick auf „Diese Instanz ändern" werden Ihre Anpassungen nur für die ausgewählte Aufgabe übernommen.
Mit „Alle Instanz ändern" werden alle Aufgaben bearbeitet - falls Sie jedoch vorher eine Aufgabe einzeln bearbeitet haben, so wird diese nicht berücksichtigt.

Serienaufgabe löschen

Beim Löschen von Serienaufgaben haben Sie erneut die Auswahl zwischen einer Aufgabe oder der ganzen Serie.

Wenn Sie auf „Diese Instanz löschen" klicken, wird die einzelne Aufgabe gelöscht, bei „Alle Instanzen löschen" alle Aufgaben der Serie.

7.12. Erinnerung

Sobald Sie den Beginn bzw. die Fälligkeit einer Aufgabe festgelegt haben, können Sie festlegen, dass Sie an die Aufgabe erinnert werden.

Standardmäßig sind die Erinnerungen deaktiviert. Soll eine Aufgabenerinnerung erfolgen, setzen Sie in der Checkbox vor der Option „Erinnerung" den Haken und es erscheinen weitere Bearbeitungsmöglichkeiten.

Die Einstellung "Alarm anzeigen" wird nach dem Speichern in der Aufgabenübersicht neben dem Aufgabentitel rechts als Wecker-Icon und mit der Fälligkeits-Uhrzeit angezeigt:

In der Detailansicht der Aufgabe, wird der Beginn- und die Fälligkeitsangabe sowie mit einem Wecker-Icon kenntlich gemacht, angezeigt, wann die Erinnerung zu der Aufgabe erfolgt.

Sie können auswählen, in welcher Form die Erinnerung erfolgen soll.

Folgende Bearbeitungsoptionen können Sie nach Belieben anpassen, indem Sie den jeweiligen Pfeil hinter den einzelnen Parametern anklicken (X Minuten; bevor oder nach; der Termin startet oder endet)

Die gewählte Erinnerung erscheint als Meldung oben rechts in der Ecke des Bildschirms.

Sie können hier erneut entscheiden, wann bzw. ob, Sie noch einmal erinnert werden möchten.

Klicken Sie dazu auf „Erneut Erinnern“ und setzen die Angabe, wann die Erinnerung dann erscheinen soll. Benötigen Sie keine erneute Erinnerung, klicken Sie auf „Schließen“.

Sie haben auch die Möglichkeit, sich eine E-Mail als Erinnerung senden zu lassen. Dazu passen Sie die Erinnerungsparameter wie gewünscht an und selektieren die Checkbox „Eine E-Mail senden“.

7.13. Aufgaben löschen und ändern

Aufgaben werden Ihnen nicht in der Ereignisliste, sondern in der Aufgabenliste angezeigt.

Nach Klick auf eine Aufgabe öffnet sich diese in einem separaten Fenster. Sie erhalten hier einen Überblick über alle Angaben, die Sie bereits gemacht haben. Möchten Sie keine weiteren Anpassungen mehr vornehmen, klicken Sie auf das „X" oben rechts in der Ecke des Fensters. Das Fenster schließt sich anschließend und die Angaben werden beibehalten.

Klicken Sie auf den Button „Löschen“, wird die Aufgabe gelöscht.

Über den Button „Bearbeiten“ öffnet sich das bekannte Bearbeitungsfenster zum Anlegen der Aufgabe. Die vorab eingetragenen Informationen sind weiterhin vorhanden und können modifiziert werden. Klicken Sie nach den erfolgten Anpassungen auf „Speichern", damit diese übernommen werden.

Mit Klick auf das  Symbol  können Sie sich die Aufgabe im rohen Quelltext anzeigen lassen.

8. Termine zu- und absagen

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Termine über den E-Mail- oder Kalender-Bereich zu-/ und abzusagen. Beide Varianten werden in diesem Abschnitt erklärt.

Wenn Sie zu einem Termin eingeladen wurden, erhalten Sie eine E-Mail mit Termindetails. Auf diese Einladung können Sie wie folgt reagieren:

• Annehmen: Möchten Sie den Termin wahrnehmen, klicken Sie auf „ANNEHMEN", woraufhin hinter Ihrem Namen im Termin ein Haken erscheint.
  
• Ablehnen: Wenn Sie den Termin abweisen wollen, müssen Sie die „ABLEHNEN“ Schaltfläche anklicken.
  
  
• Vorläufig: Falls Sie noch nicht sicher sind, ob Sie an dem vorgeschlagenen Termin teilnehmen können, klicken Sie auf „VORLÄUFIG“, woraufhin Ihr Name folgendermaßen im Termin erscheint:
  
• Delegieren: Um Ihren Termin einer anderen Person zu übertragen, klicken Sie auf „DELEGIEREN", woraufhin  sich ein weiteres Eingabefeld öffnet,. Sobald Sie dort drei Buchstaben eingeben, werden Ihnen Personen zur Delegation vorgeschlagen.

Termine, deren Einladung Sie noch nicht beantwortet, d.h. zu- oder abgesagt haben, werden in Ihrem persönlichen Kalender mit einem gestrichelten Rahmen dargestellt.

Nachdem Sie einen unbeantworteten Termin angeklickt haben, öffnet sich dieser und Ihnen werden die bereits bekannten Antwortmöglichkeiten und zusätzlich die Option „Ich entscheide später“ angezeigt. Bei der Auswahl der letzten Variante wird keine Antwort versendet und der Termin verbleibt als unbeantwortet (gestrichelter Rahmen) in Ihrem Kalender.