Adressbuch

Website: Netzwerk-Moodle
Kurs: Kompendium
Buch: Adressbuch
Gedruckt von: Gast
Datum: Donnerstag, 21. November 2024

1. Allgemeines

Das Adressbuch gliedert sich in drei Teilbereiche:

  • Die Adressbuchliste mit persönlichen Adressbüchern, Abonnements und globalem Adressbuch Nummer 1 auf dem Screenshot
  • Die Kontakte des ausgewählten Adressbuchs Nummer 2 auf dem Screenshot 
  • Die Inhalte der ausgewählten AdresskarteNummer 3 auf dem Screenshot



Hinweis: 
Adressbuch-Datensätze außerhalb des Systems LOGINEO NRW sind aus Datenschutzgründen nicht nutzbar. Daher ist die Schnittstelle CardDAV zum Synchronisieren von Adressbüchern auf privaten Endgeräten deaktiviert.


Symbole im Bereich Adressbuch
SymbolErläuterung
Adressbuch IconPersönliches Adressbuch
Globales Adressbuch IconGlobales Adressbuch
Plus Icon

Adressbuch hinzufügen

Adressbuch abonnieren
Grünes Plus Icon

Neue Adresskarte erzeugen oder

Neue Liste erstellen
Benutzer Icon

Benutzer-Adresskarte

Listen Icon

Liste

Adresskarten Sortieren Icon

Name

Nachname

Vorname

E-Mail

Messenger-Name

Organisation

Bevorzugte Telefonnummer

Absteigende Sortierung

3-Punkt Icon

Optionen:

  • Eigenschaften
  • Umbenennen
  • Links zu diesem Adressbuch
  • Importieren
  • Export
  • Benutzerrechte
Lupe-IconAusgewähltes Adressbuch durchsuchen (nach Name oder E-Mail, Kategorie, Organisation)
Suche Schließen Icon (Pfeil zurück)Zurück
Stift IconBearbeiten, ändern
Mülltonne IconLöschen
 3-Punkt Icon in Adresskarte(im rechten Teilbereich)
Export
Rohen Quelltext anzeigen


1.1. Adressbuchlisten verwalten

In der Adressbuchliste erhalten Sie einen Überblick über die zur Verfügung stehenden Adressbücher.

Die Liste unterteilt sich dabei in drei Bereiche:


Persönliche Adressbücher:

 

Die Liste der persönlichen Adressbücher enthält das persönliche Adressbuch sowie weitere Adressbücher, die die Nutzerin oder der Nutzer selbst angelegt hat.

 

Abonnements:

 

Im Bereich Abonnements befinden sich alle Adressbücher, die der Nutzerin oder dem Nutzer freigegeben wurden, bzw. die von der Nutzerin oder dem Nutzer abonniert wurden.

 

Globales Adressbuch:

Das Globale Adressbuch enthält die Kontakte aller Nutzerinnen und Nutzer, die in der jeweiligen LOGINEO NRW-Instanz angelegt wurden. Allerdings werden dort nur die Namen und die E-Mail-Adressen der Nutzerinnen und Nutzer und keine weiteren Informationen angezeigt. Außerdem wird keine Auflistung aller Nutzerinnen und Nutzer angezeigt. Um sich Kontakte anzeigen zu lassen, müssen mindestens die drei ersten Buchstaben des Kontaktes eingetippt werden. Diese Einschränkung basiert auf Vorgaben des Datenschutzes.

2. Persönliche Adressbücher hinzufügen

Über das „Plus"-Symbol können zusätzlich zum persönlichen Adressbuch weitere Adressbücher angelegt werden.

Persönliches Adressbuch hinzufügen


Mit Klick auf dieses Symbol öffnet sich ein neues Fenster, in dem der Name des neuen Adressbuchs eingegeben werden kann.

Namensleiste für neues Adressbuch


Nachdem der entsprechenden Adressbuchname in dem vorgesehenen Textfeld eingegeben wurde, wird die Eingabe mit „OK“ bestätigt. Soll der Vorgang beendet werden ohne ein neues Adressbuch anzulegen, wird auf „ABBRECHEN“ geklickt.

Adressbuchname eingefügt


Wird die Eingabe mit „OK“ bestätigt, wird das neue Adressbuch in der Adressbuchliste angelegt.

Neues Adressbuch

2.1. Bearbeitungsoptionen

In den Bereichen „Persönliche Adressbücher“ und „Abonnements“ stehen noch weitere Bearbeitungsoptionen zur Verfügung.

Über das Symbol 3-Punkt Icon können die Bearbeitungsoptionen ausgewählt werden. Es ist hinter jedem Adressbuch und Abonnement zu finden. Das Adressbuch muss dazu durch Anklicken ausgewählt sein.

Mit Klick auf das entsprechende Symbol erscheint die Auflistung der möglichen Optionen.

Auswahlmöglichkeit Bearbeitungsoptionen persönliches Adressbuch: Eigenschaften, Umbenennen, Importieren, Export, Benutzerrechte


2.2. Eigenschaften

Mit Klick auf die Option „Eigenschaften" besteht die Möglichkeit, den Namen des Adressbuches zu ändern sowie die Synchronisierung ein- oder auszuschalten. Durch diese Einstellung wird die Kontaktliste ständig aktualisiert,  z.B. wenn ein Adressbuch der Nutzerin oder dem Nutzer freigegeben wurde und/oder neue Kontakte eingetragen wurden.


Persönliches Adressbuch bearbeiten


Hinweis:
Bei dem persönlichen Adressbuch lassen sich die Standardeinstellung des Synchronisieren nicht ändern
.
Wird auf „SPEICHERN“ geklickt, wird die Änderung des Namens übernommen. Sollen die Änderungen verworfen werden, wird auf „ABBRECHEN“ geklickt und das Fenster schließt sich.

2.3. Umbenennen

Mit Klick auf die Option „Umbenennen“ wird der Name im entsprechenden Adressbuch markiert.

Wenn in das blau markierte Feld geklickt wird, kann der aktuelle Adressbuchname geändert werden.

Persönliches Adressbuch umbenennen

Anschließend wird ein neuer Adressbuchname eingegeben und mit „Enter" auf der Tastatur bestätigt. Der neu eingetragene Name wird daraufhin übernommen.

Der Name kann jederzeit geändert werden.

2.4. Links zu diesem Adressbuch

Mit Klick auf "Links zu diesem Adressbuch" wird der Link für dieses Adressbuch angezeigt und kann durch Markieren und Kopieren in der Zwischenablage gespeichert werden.

Links zu diesem Adressbuch

Anschließend kann der Link geteilt und in einem anderen LOGINEO NRW-Account genutzt werden.

2.5. Importieren

Zunächst  wird das Adressbuch ausgewählt, in welches weitere Kontakte importieren werden sollen. Im Dreipunktemenü wird die Option "Importieren" ausgewählt. 


Nach dem Klick auf „HOCHLADEN" öffnet sich ein Fenster, in dem das entsprechende Adressbuch-Datenformat (vCard/LDIF-Datei) aus den lokalen Dateien auswählt werden kann.

Sobald die Adressbuch-Datei ausgewählt wurde, schließt sich das Fenster automatisch und die Kontakt-Daten werden importiert.

Die Adresskarte Gruppe wird importiert als Adresskarte Gruppe. Die Adresskarte einzelner Benutzer oder Benutzerinnen werden als einzelne Adressenkarten angelegt. 

2.6. Exportieren

Mit Klick auf „Export“ wird umgehend im Download-Bereich des Browsers eine LDIF-Datei mit den entsprechenden Kontaktdaten des exportierten Adressbuches angezeigt. Diese Datei kann nach Belieben weiterverwendet werden.


3. Freigaben... - Benutzerinnen und Benutzer berechtigen

Diese Option steht nur im Bereich der persönlichen Adressbücher zur Verfügung. Für abonnierte Adressbücher sowie für das globale Adressbuch können keine Benutzerrechte vergeben werden.

Mit Klick auf diese Option erscheint ein neues Fenster, in dem die Benutzerinnen und Benutzer oder Gruppen hinzugefügt werden können, denen ein Adressbuch freigeben werden soll.


Zugriffsrechte für Adressbuch hinzufügen


Hierzu wird der entsprechende Benutzer- oder Gruppennamen eingegeben und in der Benutzerauswahl die Nutzerin oder der Nutzer angeklickt, die oder der berechtigt werden soll.



Wenn eine Nutzerin oder ein Nutzer ausgewählt wurde, erscheint ein weiteres Fenster, in dem die entsprechenden Zugriffsrechte auf das jeweilige Adressbuch eingestellt werden können.



Für die Benutzerin / den Benutzer abonnieren

Wenn hier der Haken gesetzt wird, wird das Adressbuch für die Nutzerin oder den Nutzer direkt abonniert und in dessen Adressbuchliste unter Abonnements integriert.

Wurde der Haken einmal gesetzt und die Einstellungen entsprechend gespeichert, kann der Haken nicht wieder entfernt werden. Die Einstellung ist ausgegraut. Die Zugriffsrechte können jedoch weiterhin bearbeitet werden. 

Soll der Zugriff auf das Adressbuch komplett entfernt werden, muss die Nutzerin oder der Nutzer über das Symbol Mülltonne Icongelöscht werden.

Hinweis:
Wenn keine weiteren Zugriffsrechte erteilt werden, so hat die berechtigte Nutzerin oder der berechtigte Nutzer keine Möglichkeit, mit dem entsprechenden freigegebenen Adressbuch zu arbeiten. Von daher empfiehlt es sich, weitere Zugriffsrechte zu erteilen. Für die Nutzung der weiteren Zugriffsrechte ist es zudem notwendig, primär die Ansehrechte zu vergeben, da sonst die weiteren Berechtigungen nicht greifen. 

Diese Person kann Adresskarten diesen Adressbuches ansehen

Vergeben Sie diese Berechtigung, so vergeben Sie ein Leserecht auf Ihr Adressbuch. Kontakte ändern oder löschen kann die berechtige Nutzerin oder der berechtigte Nutzer nicht. 

Jedoch kann die Nutzerin oder der Nutzer die Funktionen „Verfassen", „Neue Liste erstellen" und „Export" nutzen.


Diese Person kann neue Adresskarten zu diesem Adressbuch hinzufügen

Wenn diese Berechtigung vergeben wird, kann die Nutzerin oder der Nutzer neue Kontakte in das Adressbuch einpflegen. Zusätzlich können von dieser Person Kontakte über die Import-Option hinzugefügt werden.

Es ist der Nutzerin oder dem Nutzer allerdings nicht möglich, Kontakte zu bearbeiten oder zu löschen. Dies gilt auch für Kontakte, die diese Person selbst angelegt hat.


Diese Person kann in diesem Adressbuch bestehende Adresskarten verändern

Nach Vergabe dieser Berechtigung stehen der jeweiligen Benutzerin / dem jeweiligen Benutzer Bearbeitungsoptionen zur Verfügung. Die Nutzerin oder der Nutzer kann Adresskarten beliebig anpassen, z.B. weitere Kontaktinformationen hinzufügen.


Diese Person kann Adresskarten aus diesem Adressbuch löschen

Wird dieses Zugriffsrecht vergeben, kann die Benutzerin / der Benutzer Kontakte aus diesem Adressbuch löschen.

Mit Klick auf das Symbol Alles auswählen Icon„Alles Auswählen“ werden alle Optionen aktiviert.

Alle Zugriffsrechte können jederzeit auch wieder deaktiviert werden.

Wenn die Rechte entsprechend vergeben wurden, wird auf „Speichern“ geklickt und das Fenster schließt sich. Die gewählten Anpassungen greifen umgehend.

Wenn die Änderungen verworfen werden sollen, wird auf das „X" oben rechts im Fenster geklickt.


3.1. Benutzerrechte - Gruppen berechtigen

Um Benutzerrechte einer Gruppe zu vergeben, wird genauso vorgegangen wie bei der Vergabe von Benutzerrechten an einzelne Nutzerinnen und Nutzer.

In das entsprechende Textfeld wird der Gruppennamen eingegeben. Bereits nach drei Buchstaben werden erste Vorschläge zur Auswahl zur Verfügung gestellt.



Wenn  die gewählte Gruppe übernommen werden soll, wird auf „Speichern“ geklickt.

Nachfolgend können die Zugriffsrechte dieser Gruppe definiert werden. Die Bearbeitung erfolgt analog der Freigabe an einzelne Nutzerinnen und Nutzer.

Zugriffsrechte


Wurden die Zugriffsrechte entsprechend vergeben, wird auf „SPEICHERN“ geklickt. Das Fenster schließt sich und die Änderungen greifen umgehend.

Sollen die Anpassungen verworfen werden, wird auf das „X" oben rechts im Fenster geklickt.

3.2. Benutzerrechte - Alle authentifizierten Benutzer

Wenn die Option Benutzerrechte angeklickt wird, ist bereits standardmäßig die Gruppe „Alle authentifizierten Benutzer“ angelegt.

Zugriffsrechte alle authentifizierten Benutzer


Hier besteht die Möglichkeit, die bereits bekannten Zugriffsrechte zu definieren. Werden diese vergeben, wird das Adressbuch für alle Nutzerinnen und Nutzer in Ihrer LOGINEO NRW-Instanz freigegeben. Jeder Nutzerin / jedem Nutzer steht es dann frei, das Adressbuch zu abonnieren.

Zugriffsrechte alle authentifizierten Benutzer bearbeiten


Die Gruppe  „Alle authentifizierten Benutzer“ kann nicht aus der Auflistung entfernt werden. Die Zugriffsrechte können nach Belieben jederzeit angepasst werden.

3.3. Benutzer- und Gruppenrechte bearbeiten

Wenn Benutzer- und/oder Gruppenrechte geändert oder entfernt werden sollen, wird erneut auf die Bearbeitungsoption „Benutzerrechte“ geklickt. Es erscheint dann eine Auflistung der bereits definierten Freigaben an Gruppen, Nutzerinnen oder Nutzer und es gibt die Möglichkeit, diese zu bearbeiten.

 

Um die bestehenden Freigaben zu bearbeiten oder zu entfernen, wird die Nutzerin bzw. der Nutzer oder die Gruppe aus der Liste angeklickt.



Das bereits bekannte Fenster mit den Zugriffsrechten öffnet sich. Hier können die Zugriffsrechte bearbeitet werden. Sobald die Zugriffsrechte geändert wurden, wird auf „Speichern“ geklickt.



Um Benutzer- und Gruppenrechte zu entfernen, wird auf das Papierkorb-Symbol Mülltonne Icongeklickt. Die Nutzerin / der Nutzer oder die Gruppe wird aus der Freigabeliste entfernt. Anschließend  werden die Eingaben  mit Klick auf „Speichern“ gesichert.

4. Abonnements

Eine Nutzerin / ein Nutzer muss anderen Nutzerinnen oder Nutzern ein Adressbuch erst freigeben, damit diese es abonnieren können.

Hinweis: Bei einer Freigabe eines Adressbuchs wird keine Benachrichtigung per E-Mail verschickt.

Abonnement hinzufügen


Ist die Freigabe erfolgt, kann über das „Plus"-Symbol das Adressbuch abonniert werden.

Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem der Name der Nutzerin oder des Nutzers eingeben wird, die oder der das Adressbuch freigegeben hat.


Es wird im Eingabefeld neben dem Lupensymbol der Namen der Nutzerin oder des Nutzers eingegeben. Einige Buchstaben reichen bereits aus, damit das System erste hinterlegte Vorschläge anzeigt.


Es kann dann die entsprechende Nutzerin oder der entsprechende Nutzer aus der Auswahlliste angeklickt werden. Über den Button „Abonnieren“ wird das Adressbuch zu den Abonnements hinzufügt und es folgt eine Erfolgsmeldung.

(Der Vorgang kann über das „X" rechts in der Ecke des Fensters abgebrochen werden.)


Das neu abonnierte Adressbuch wird anschließend unter „Abonnements" angezeigt.

Hinzugefügtes Abonnement


Nicht jedes Adressbuch muss selbst abonniert werden. Nutzerinnen und Nutzer können Adressbücher auch bei der Einstellung der Benutzerrechte für andere Nutzerinnen und Nutzer direkt freischalten und abonnieren. Das Adressbuch wird diesen anschließend unter „Abonnements" angezeigt. 


Wurde ein Adressbuch nicht zum Abonnieren freigegeben, wird eine entsprechende Anzeige bei der Auswahl der Nutzerin oder des Nutzers angezeigt.



Hinweis: Löschen von abonnierten Adressbüchern

Jedes abonnierte Adressbuch kann aus der Adressbuchliste gelöscht werden. Natürlich ist das Adressbuch für die Person und für andere Benutzerinnen und Benutzer, denen es freigegeben wurde, weiterhin verfügbar. Das Adressbuch kann jederzeit erneut abonniert werden, falls die Zugriffsrechte nicht verändert wurden.

4.1. Bearbeitungsoptionen

In den Bereichen „Persönliche Adressbücher“ und „Abonnements“ stehen noch weitere Bearbeitungsoptionen zur Verfügung.

Über das Symbol 3-Punkt Icon können diese Bearbeitungsoptionen ausgewählt werden. Es ist hinter jedem Adressbuch und Abonnement zu finden. Das Adressbuch muss dazu ausgewählt sein.

Mit Klick auf dieses Symbol erscheint die Auflistung über die möglichen Optionen.



4.2. Eigenschaften

Mit Klick auf die Option „Eigenschaften" besteht die Möglichkeit, den Namen des Adressbuches zu ändern und die Synchronisierung ein- und auszuschalten. Durch diese Einstellung wird die Kontaktliste regelmäßig aktualisiert, z.B. wenn ein Adressbuch freigegeben wurde und/oder neue Kontakte eingetragen wurden.


Außerdem kann im Namensfeld eine neue Adressbuch-Bezeichnung eintragen werden.

Wird anschließend auf „Speichern“ geklickt, wird die Änderung des Namens übernommen. Sollen die Änderungen verworfen werden, wird auf „Abbrechen“ geklickt und das Fenster schließt sich.

Hinweis:
Die Veränderung des Adressbuchnamens wirkt sich nicht auf das Original-Adressbuch aus, die Besitzerin oder der Besitzer des Original-Adressbuchs erhält keine Nachricht über die Änderung.

4.3. Umbenennen

Es wird auf die Option „Umbenennen“ geklickt und das entsprechende Adressbuch wird blau markiert.

Anschließend wird in den blau markierten Adressbuchnamen geklickt. Nun lässt sich dieser löschen und umbenennen.

Abonnement umbenennen


Hierzu wird anschließend ein neuer Adressbuchnamen eingegeben und mit „Enter" bestätigt. Der neu eingetragene Name wird daraufhin beibehalten.

Der Name kann jederzeit angepasst werden.

Hinweis:
Die Veränderung des Adressbuchnamens wirkt sich nicht auf das Original-Adressbuch aus, die Besitzerin oder der Besitzer des Original-Adressbuchs erhält keine Nachricht über die Änderung.

4.4. Importieren

Zunächst wird das Adressbuch ausgewählt, in welches weitere Kontakte importiert werden sollen.

Hinweis:
Es können nur Adressen in Abonnements importiert werden, wenn Nutzerinnen und Nutzer entsprechende Zugriffsrechte besitzen.

Nach Anklicken von „Importieren" öffnet sich ein Fenster, in dem über „HOCHLADEN" das entsprechende Adressbuch-Datenformat (vCard/LDIF-Datei) aus den lokalen Dateien eingefügt werden können.

Importieren

Sobald die Adressbuch-Datei ausgewählt wurde, schließt sich das Fenster und die Kontakt-Daten werden importiert.

4.5. Exportieren

Nach Klick auf „Export“ wird umgehend im Download-Bereich des Browsers eine LDIF-Datei mit den Kontaktdaten des exportierten Adressbuches angezeigt. Diese können nach Belieben weiter verwendet werden.


5. Kontakte anlegen

Ein Klick auf den grünen Button ermöglicht das Anlegen neuer Kontakte oder Adresslisten. 


Mit Klick auf das Benutzer Icon Symbol wird eine neue Adresskarte angelegt; über das Listen IconSymbol eine neue Adressliste.

5.1. Adresskarten anlegen

Über das Symbol Benutzer Icon, welches nach dem Klick auf die grüne Schaltfläche mit dem Plus-Symbol angezeigt wird, können neue Adresskarte anlegt werden. Mit Klick auf den Button öffnet sich das entsprechende Bearbeitungsfenster auf der rechten Seite der Bildschirmansicht.

Neue Adresskarte


Hinweis: Es gibt beim Anlegen von Adresskarten und -listen keine Pflichtfelder.
Allgemeine Informationen

Im ersten Abschnitt der Adresskarte können verschiedene Informationen zum Kontakt angegeben werden. Es gibt keine Pflichtfelder in diesem Bereich, so dass beliebig viele Informationen hinterlegt werden können.

Zur Eingabe wird in das jeweilige Feld geklickt und es wird anschließend ausgefüllt.

Allgemeine Infos Vorname, Nachname, Spitzname, Organisation, Titel und Rolle


Im oberen Bereich der Adresskarte, der Anzeige, erscheint direkt eine Übersicht über die eingegebenen Informationen.

Allgemeine Infos Anzeige


Darstellung der Adresskarte, wenn kein Eintrag im Feld "Anzeige"


Wenn die Anzeige individuell befüllt werden soll, wird die Bezeichnung in das Feld „Anzeige" geschrieben.

Darstellung wenn Anzeige befüllt ist


Organisationseinheit eingeben

Um eine Organisationseinheit hinzuzufügen, wird auf das „Plus"-Symbol geklickt.

Plus Symbol vor Feld Organisationseinheit hinzufügen

Im Textfeld kann die jeweilige Organisationseinheit des Kontaktes eingetragen werden. Diese könnte beispielsweise eine Abteilung oder ein Fachbereich sein. Auch mehrere Einheiten können hinzugefügt werden, um die Zuordnung zu spezifizieren.

Minus Icon vor hinzugefügter Organisationseinheit

Wenn eine Organisationseinheit entfernt werden soll, wird auf das „Minus"-Symbol geklickt.

Kategorie hinzufügen

Feld: Kategorie hinzufügen

Wenn in das Feld „Kategorien hinzufügen“ geklickt wird, erscheint eine Auswahl an Kategorien. Dabei handelt es sich um Kategorien, die im System vordefiniert oder unter „Einstellungen" bereits hinterlegt worden sind. Es kann hier eine Kategorie ausgewählt werden.

Auswahl Kategorie hinzufügen

Es können auch mehrere Kategorien ausgewählt oder neu eingegeben werden.

Hinweis:
Die neu eingegebene Kategorie wird dauerhaft gespeichert. In den
 Einstellungen - Adressbuch können Nutzerinnen und Nutzer ihre eigenen Kategorien speichern und Überflüssige löschen.
Kontaktdaten anlegen

Nutzerinnen und Nutzern stehen weitere Optionen zum Hinterlegen von Kontaktdaten zur Verfügung:

Kontaktdaten: Neue E-Mail-Adresse, Pseudonym hinzufügen, Geburtstag hinzufügen, neue Telefonnummer, neue URL, neue Adresse und neuer benutzerdefinierter Wert

Um eine Kontaktinformation in den einzelnen Bereichen zu hinterlegen, wird auf das „Plus"-Symbol vor der entsprechenden Option geklickt.


E-Mail-Adresse

Anschließend kann dann im Eingabefeld die E-Mail-Adresse hinterlegt werden.

Feld E-Mail-Adresse

Weiterhin kann der Typ der E-Mail-Adresse festgelegt werden. Dabei besteht die Auswahl zwischen „Dienstlich, Privat und bevorzugte Adresse". Letztere ist als „pref“ gekennzeichnet.


Pseudonym
An dieser Stelle kann ein Messenger-Namen hinterlegt werden.
Plus Icon vor Feld Pseudonym
Sobald das Feld angeklickt wurde, wird aus dem „Plus"- Icon ein „Minus"-Symbol, damit  die Eingabe wieder entfernt werden kann, wenn die Information nicht mehr benötigt wird.
Minus Icon vor Pseudonym Feld


Geburtsdatum hinzufügen

Mit Klick auf das Kalendersymbol oder den Pfeil neben dem Datum erscheint eine Kalenderübersicht, aus der Nutzerinnen und Nutzer das Geburtstagsdatum auswählen können.

Geburtstag festlegen

Telefonnummer hinzufügen

Es besteht die Möglichkeit, eine Telefonnummer im Eingabefeld zu hinterlegen.

Feld Telefonnummer hinzufügen

Darüber hinaus kann der Typ der Telefonnummer definiert werden. Es besteht dabei die Auswahl zwischen „Dienstlich, Privat, Cell, Fax und Pager".


URL hinzufügen

Hier kann eine Web-Adresse eingefügt werden. Die Eingabe der Website muss mit https://... erfolgen. Andere Einträge, wie z.B. www.xy.de , werden als ungültig markiert.


Feld URL hinzufügen

Darüber hinaus kann hier der Typ der URL definiert werden. Hier kann die Auswahl zwischen „Dienstlich, Privat und bevorzugte Adresse" getroffen werden. Letztere ist als „pref“ gekennzeichnet.


Adresse hinzufügen

In die Adressfelder werden die entsprechenden Daten eingegeben:

Adressfeld Typ, Straße, Poststelle, Straße (Fortsetzung), Stadt, Region, Land, Postleitzahl


Hinweis:
Zu jedem Kontaktfeld können immer mehrere Daten eingegeben werden, beispielsweise mehrere E-Mail-Adressen oder Telefonnummern.
Notizen hinzufügen

Gibt es weitere Kontaktinformationen, die nicht in einem der bereits bestehenden Kontaktfelder hinterlegt werden können, hat die Nutzerin oder der Nutzer im Notizfeld die Möglichkeit, diese Informationen einzutragen.

Feld Notizen
Speichern und Abbrechen

Um die Adresskarte zu speichern, wird anschließend auf Diskette Iconoben rechts in der Ecke des Bildschirms geklickt.

Soll die Adresskarte nicht gespeichert werden, wird auf Kreuz Icon geklickt, um die Adresskarte zu schließen. Wurden Bearbeitungen vorgenommen, werden diese nicht übernommen.

Über das Symbol Pfeil nach links Iconkönnen die Eingaben zurückgesetzt werden.

 

Wurde die Adresskarte angelegt, werden alle Informationen angezeigt.

Adresskarte ausgefüllt

5.2. Adresslisten anlegen

Über das Symbol Listen Icon, welches Nutzerinnen und Nutzer nach dem Klick auf die grüne Schaltfläche mit dem Plus-Symbol angezeigt bekommen, können neue Adressliste angelegt werden. Mit Klick auf diesen Button öffnet sich dazu ein Bearbeitungsfenster auf der rechten Seite der Bildschirmansicht.

Übersicht Adressliste hinzufügen


Allgemeine Informationen

Im ersten Abschnitt der Adressliste können verschiedene Informationen angegeben werden. Das Feld „Anzeige" ist ein Pflichtfeld.

Zur Eingabe wird in das jeweilige Feld geklickt.

Anzeige, Spitzname und Beschreibung


Mitglieder hinzufügen

Kontakte, die im  Adressbuch gespeichert sind, können der Liste hinzugefügt werden.

Mitglieder auswählen


Es wird dazu in das Eingabefeld geklickt und der jeweilige Kontaktnamen eingegeben. Ob dabei der Name, Nachname oder der Anzeigename eingegeben wird, ist unerheblich. Das System erkennt den jeweiligen Kontakt und zeigt ihn vollständig an. Die Adressliste kann mit beliebig vielen Kontakten gefüllt werden.

Soll ein Kontakt entfernt werden, wird hinter dem jeweiligen Kontakt auf das „X" geklickt.

Schließen Icon hinter Mitglied


Speichern und Abbrechen

Anschließend wird auf Diskette Iconoben rechts in der Ecke des Bildschirms gekickt, um die Adresskarte zu speichern.

Soll die Adresskarte nicht gespeichert werden, wird auf Kreuz Icon geklickt, um die Adresskarte zu schließen. Wurden Bearbeitungen vorgenommen, so werden diese nicht übernommen.

Über das Symbol Pfeil nach links Iconkönnen die gemachten Eingaben zurückgesetzt werden. 

 

Wurde die Adresskarte erfolgreich angelegt, werden alle Informationen in der Adresskarte angezeigt.

Übersicht angelegte Adressliste


Hinweis: Wenn eine Adressliste als Mailing-Liste verwendet werden soll, müssen alle Mitglieder der Liste mit E-Mail-Adresse hinterlegt sein.

6. Globales Adressbuch

Alle Nutzerinnen und Nutzer haben Einsicht in das „Globale Adressbuch“, in dem jeder Kontakt der jeweiligen Instanz zu finden ist. Die Nutzerinnen und Nutzer haben in diesem Bereich keine weiteren Bearbeitungsoptionen.


Globales Adressbuch


Wenn der Kontakt einer Benutzerin / eines Benutzers benötigt wird, können Nutzerinnen und Nutzer sich diesen über die Suchfunktion anzeigen lassen.

Suche im globalen Adressbuch


Hierzu wird in das Suchfeld der entsprechende Namen eingegeben werden. Es reichen bereits einige Buchstaben aus, um sich Ergebnisse der automatischen Vervollständigung anzeigen zu lassen.

Ergebnisse in der Suche


Aus der angezeigten Kontaktliste wird der entsprechende Kontakt ausgewählt. Dieser wird den Nutzerinnen und Nutzern anschließend in der Kontaktansicht angezeigt.

Dort sind die Information über Namen sowie E-Mail-Adresse sichtbar. Weitere Kontaktinformationen werden nicht angezeigt und können auch nicht von Ihnen hinzugefügt werden.

Adresskarte im globalen Adressbuch


Hinweis:

Es kann bei der Suche im Globalen Adressbuch grundsätzlich nach Namen oder E-Mail gesucht werden.

Suche filtern


7. Kontakte verwalten

Für jedes Adressbuch werden den Nutzerinnen und Nutzern die darin vorhandenen Adresskarten und -listen angezeigt. 
In den persönlichen Adressbüchern können vorhandene Kontakte bearbeitet, gelöscht oder neue Kontakte hinzugefügt werden.

Bei abonnierten Adressbüchern sind die Bearbeitungsoptionen abhängig von den an die Nutzerinnen und Nutzer vergebenen Benutzerrechten.

Übersicht Adressbuch


7.1. Kontaktlisten durchsuchen / sortieren

Neben der Adressbuchliste steht Nutzerinnen und Nutzern eine Auflistung aller Adresskarten und Adresslisten zur Verfügung.

Mittlerer Teilbereich Übersicht

Innerhalb des Bereichs stehen verschiedene Such- und Sortieroptionen zur Verfügung.


Suchoption

Im oberen Bereich der Auflistung befinden sich die Suchoptionen.

Suchleiste im mittleren Teilbereich


Dazu wird neben dem Symbol Lupe-Iconin das Eingabefeld geklickt.

Suchleiste im mittleren Teilbereich aktiviert


 Hier kann der entsprechende Suchbegriff eingegeben werden.

Ergebnisse in der Suche


Bereits bei der Eingabe passt sich die Kontaktliste an und Nutzerinnen und Nutzer erhalten erste Suchergebnisse.

 

Um die Suche besser einzugrenzen, gibt es verschiedene Suchfilter. Standardmäßig sind alle Eingrenzungen aktiviert: „Name",  „E-Mail“, ,„Kategorie“ und „Organisation“ stehen zur Verfügung.

Eingrenzung der Suche über Suchfilter


Durchsucht wird dann ausschließlich gemäß dem hinterlegten Suchfilter.

Das Suchergebnis wird automatisch in der Auflistung angezeigt. Beendet werden kann die Suche mit Klick auf den Pfeil links neben dem Suchfeld.

Sortieroptionen

Über diese Option ist es möglich, Adresskarten in der jeweiligen Auflistung nach verschiedenen Kategorien zu sortieren.

Sortieroptionen im mittleren Teilbereich

Mit Klick auf das Symbol Sortiericonkann nach folgenden Kategorien sortiert werden:

 

  • Name
  • Nachname
  • Vorname
  • E-Mail
  • Messenger-Name
  • Organisation
  • Bevorzugte Telefonnummer
  • Absteigende Sortierung

 

Nachdem eine Kategorie ausgewählt wurde, wird die Auflistung automatisch bis zur erneuten Änderung aktualisiert. Die Einstellungen werden dabei grundsätzlich beibehalten.

Mit Klick auf Aktualisieren Icon wird die Ansicht aktualisiert.


Hinweis: 
Wenn Nutzerinnen und Nutzer nach bestimmten Merkmalen (zum Beispiel „Messenger-Name") sortieren wollen und eine aufsteigende Sortierung gewählt haben, so werden diesen zunächst die Adresskarten angezeigt, welche dieses Merkmal nicht erfüllen. Dies liegt daran, dass bei der Sortierung durch das System „leere" Positionen als kleiner angesehen werden als gefüllte.

Bearbeitungsoptionen

Um eine Adresse auszuwählen, müssen Nutzerinnen und Nutzer, abhängig vom verwendeten Browser, entweder per Mouseover über das Benutzer-Icon gehen oder es direkt anklicken. Daraufhin erscheint eine Checkbox.

Checkbox Benutzer auswählen


Checkbox Benutzer auswählen aktiviert


Wenn ein Haken in der Checkbox gesetzt wird, erhalten Nutzerinnen und Nutzer weitere Bearbeitungsoptionen.

Weitere Bearbeitungsoptionen


Bearbeitungsoption

Erläuterung

Anzahl der ausgewählten Kontakte

Anzahl der ausgewählten Ereignisse oder Aufgaben

Alles auswählen Icon

Alles auswählen (alle Adressen werden markiert)

Mülltonne Icon

In den Papierkorb verschieben

3-Punkt Icon

Weitere Bearbeitungsoptionen


Mit Klick auf das Symbol 3-Punkt Icon werden folgende weitere Optionen angeboten:

Weitere Bearbeitungsoptionen nach klick auf 3 Punkt Icon


Verfassen

Wenn auf das Feld „Verfassen“ geklickt wird, öffnet sich ein E-Mail-Fenster, in dem der vorab markierte Kontakt im „An“-Feld bereits hinterlegt ist. 

Nutzerinnen und Nutzer können dann eine Nachricht an die jeweilige Person verfassen und versenden.

Hinweis: Um diese Funktion nutzen zu können, muss eine E-Mail-Adresse in der Adresskarte hinterlegt sein.

Neue Liste erstellen

Wenn mehrere Personen gleichzeitig zu einer Liste hinzugefügt werden sollen, werden über Klick auf die jeweiligen Checkboxen die entsprechenden Kontakte ausgewählt. Dann öffnen Sie durch Klick auf das Dreipunkte-Icon und die Funktion „Neue Liste erstellen" das bereits bekannte Fenster zum Bearbeiten einer Liste.

Export

Mit Klick auf „Export“ wird umgehend im Download-Bereich des genutzten Browsers die Adresskarte als LDIF-Datei angezeigt, die dann nach Belieben weiterverwendet werden kann.


Kopieren nach 

Mit Klick auf die Option „Kopieren nach“ kann eine Adresskarte in ein anderes Adressbuch kopiert werden.

Weitere Bearbeitungsoptionen nach klick auf 3 Punkt Icon - kopieren nach


Wurde eine Adresskarte erfolgreich kopiert, erscheint folgende Erfolgsmeldung:

Erfolgsmeldung


Verschieben in

Adresskarten lassen sich in ein anderes Adressbuch verschieben.

Dazu wird auf die Option „Verschieben in“ geklickt. Die Adresskarte wird vollständig aus dem Adressbuch entfernt und dafür im neu ausgewählten Adressbuch hinterlegt.

Weitere Bearbeitungsoptionen nach klick auf 3 Punkt Icon - kopieren nach


Wurde eine Adresskarte erfolgreich verschoben, erscheint folgende Erfolgsmeldung:

Erfolgsmeldung

7.2. Kontaktkarte bearbeiten und löschen

Im rechten Bereich neben der Auflistung der Adresskarten erhalten Nutzerinnen und Nutzer eine Anzeige der Kontaktdaten der jeweils ausgewählten Adresskarte oder Adressliste.

Übersicht Adresskarte


Die Kontaktkarte gibt eine Übersicht über die angelegten Kontaktdaten und stellt weitere Bearbeitungsoptionen zur Verfügung.

Hinweis:
Welche Optionen verfügbar sind, ist bei abonnierten Adressbüchern abhängig von den jeweiligen Benutzerrechten, die den Nutzerinnen und Nutzern eingeräumt wurden.


Funktion in der Adresskarte


Bearbeitungsoption

Beschreibung

Vergrößern Icon Verkleinern Icon

Vollbild anzeigen, Vollbild deaktivieren

Stift Icon

Kontaktkarte bearbeiten

Mülltonne Icon

Kontaktkarte löschen

3-Punkt Icon

Weitere Bearbeitungsoptionen



Kontaktdaten und -listen bearbeiten

Mit Klick auf das Symbol Stift Iconhaben Nutzerinnen und Nutzer die Möglichkeit, die hinterlegten Kontaktdaten erneut zu bearbeiten.

Dazu wird in das jeweilige Feld geklickt und die dort hinterlegten Informationen werden dann entsprechend angepasst. Anschließend wird auf Diskette Icon oben rechts in der Ecke geklickt, um die Änderungen zu speichern.

Sollen keine Änderungen vorgenommen werden, wird aufKreuz Icongeklickt, um die Bearbeitungsansicht zu schließen. Wurden bereits Änderungen vorgenommen, werden diese nicht übernommen.

Über das Symbol Pfeil nach links Iconkönnen Nutzerinnen und Nutzer ihre Änderungen zurücksetzen.


Wenn Nutzerinnen und Nutzer eine angelegte Adressliste bearbeiten, so können sie im Bearbeitungsmodus neue Mitglieder aus ihren Kontakten der Liste hinzufügen sowie die Angaben zur Liste (z.B. Anzeige, Beschreibung) anpassen.


Weitere Bearbeitungsoptionen

Über das Drei-Punkte-Symbol 3-Punkt Iconhaben Nutzerinnen und Nutzer zusätzlich die Möglichkeit, die Adresskarte oder Adressliste zu exportieren oder im Quelltext anzeigen zu lassen.

3-Punkt Icon in Kontaktkarte aktiviert


Export
Nach Klick auf „Export“ wird umgehend im Download-Bereich des genutzten Browsers eine LDIF-Datei mit den entsprechenden Kontaktdaten des exportierten Adressbuches angezeigt. Diese Datei kann nach Belieben weiter verwendet werden.

Rohen Quelltext anzeigen

Wenn sich Nutzerinnen und Nutzer die Kontaktkarte im Quelltext anzeigen lassen, so sehen sie die Informationen der Adresskarte in codierter Form.

Quelltext anzeigen


Mit Klick auf den Pfeil oben rechts wird die ursprünglichen Darstellung angezeigt.