Einrichten eines Funktionskontos für den Lehrerrat

1. Einleitung

Die Anleitung richtet sich an Administratorinnen und Administratoren, die E-Mail-Konten für Geheimnisträger einrichten wollen, die einen erhöhten Vertrauensschutz in LOGINEO NRW benötigen.

Das Lehrerratskonto wird folgendermaßen realisiert:

• Ein Funktionskonto „Lehrerrat" wird erstellt.
• Das Funktionskonto „Lehrerrat" wird an die bereits vorhandenen persönlichen Lehrerkonten der Mitglieder des Lehrerrats delegiert.
  
  

Beispiel: Maria Musterfrau ist Mitglied im Lehrerrat und besitzt das Lehrerkonto maria.musterfrau@1234.nrw.schule.
Das Funktionskonto „lehrerrat@1234.nrw.schule" wird an maria.musterfrau@1234.nrw.schule delegiert. Somit werden alle E-Mails an „lehrerrat@1234.nrw.schule" an die Mitglieder der Gruppe weitergeleitet. Die Mails werden wiederum in den Lehrerkonten, z. B. „maria.musterfrau@1234.nrw.schule" in einem gesonderten Ordner angezeigt. 

2. Erstellung des Lehrerrat-Funktionskontos

Administratorinnen und Administratoren gelangen über das Flyout in die Benutzerverwaltung.

Die E-Mail-Adresse kann unter der Registerkarte „E-Mail-Adressen" des Kontos eingesehen und auch geändert werden.

3. Delegation des Funktionskontos an die Lehrerkonten der Mitglieder des Lehrerrats

Damit die E-Mails des Funktionskontos an die Konten der Lehrkräfte weitergeleitet werden, wird eine Delegation des Funktionskontos „Lehrerrat" an die jeweiligen Konten der Lehrkräfte eingerichtet. Die E-Mails, die an das Funktionskonto „Lehrerrat" gesendet werden, werden dann zu den Lehrerkonten weitergeleitet, die dann nur ihre eigenen E-Mail-Eingänge prüfen müssen.

Das Funktionskonto „Lehrerrat" muss sich dafür einmalig in der Instanz der Schule anmelden, den Nutzungsbedingungen zustimmen, das Kennwort ändern und in die Benutzereinstellungen wechseln.

Anschließend muss den Lehrerrats-Mitgliedern über das Feld „Mein Benutzerkonto" im Reiter "E-Mail-Delegationen"  das Postfach delegiert werden. Dazu muss jeweils der Name der Nutzerinnen und Nutzer, an die das Konto delegiert werden soll, sowie das Kennwort des Lehrerratskontos eingegeben und gespeichert werden.

Nach Klick auf "Speichern" erscheint folgende Meldung:

Wenn sich die Lehrkraft, die zu einer Delegation eingeladen wurde, nun mit ihrem Konto einloggt, wird in ihrem persönlichen Bereich "Mein Benutzerkonto" nach der Anmeldung eine Benachrichtigung bei E-Mail-Delegation sichtbar:

Die E-Mail-Delegation kann von der Lehrkraft innerhalb von 14 Tagen angenommen oder abgelehnt werden. Danach verfällt die Einladung und muss ggf. erneut versandt werden.

Hat die Lehrkraft die Einladung angenommen, erscheint eine Erfolgsmeldung (1). Die Delegation kann jederzeit beendet werden (2).

Die Nutzerin oder der Nutzer, sieht nach Annahme der Einladung zur E-Mail-Delegation das delegierte Postfach innerhalb des persönlichen E-Mailbereichs.

Dieser Vorgang kann beliebig oft wiederholt werden, um allen Lehrerratsmitgliedern den Zugang zu ermöglichen.

4. Hinweise zum Umgang mit dem Lehrerratskonto

Information der Mitglieder des Lehrerrats und des Kollegiums

Die Mitglieder des Lehrerrats erhalten dieses Kapitel zur Information und das Kennwort des Funktionskontos mit der Aufforderung, dieses zu ändern. 

Allgemein

• Die E-Mail-Adresse des Lehrerrats (beispielsweise "Lehrerrat@1234.nrw.schule") wird dem Kollegium bekannt gegeben. Dabei sollte darauf hingewiesen werden, dass diese E-Mail-Adresse ausschließlich für die Belange des Lehrerrates bestimmt ist. Sonstige dienstliche Kommunikation sollte über die dienstliche E-Mail der jeweiligen Lehrkraft geführt werden.
• Die Mitglieder des Lehrerrats schreiben E-Mails in ihrer Funktion als Lehrerratsmitglied aus dem Lehrerrats- E-Mail-Konto und machen sich als Autorin bzw. Autor der E-Mail kenntlich. 
  
  

Ausscheiden aus dem Lehrerrat

Scheidet ein Mitglied aus dem Lehrerrat aus, ändert sich die E-Mail-Adresse des Lehrerratskontos dadurch nicht. Die betreffende Person übergibt ihr Passwort für das Funktionskonto der Nachfolgerin oder dem Nachfolger mit der Bitte, dieses Passwort zu ändern. Die Delegation auf das Lehrerkonto des neuen Lehrerratmitglieds muss eingerichtet (siehe 3.) und die Delegation der ausgeschiedenen Lehrkraft gelöscht werden.

Weiterdelegation eines Konto eines Lehrerratmitglieds

Bei einer (Weiter)-Delegation des persönlichen Lehrerkontos eines Lehrerratmitglieds auf ein anderes Konto, beispielsweise im Krankheitsfall, wird das delegierte Funktionskonto nicht weiterdelegiert. Das bedeutet, dass die Nachrichten, die an ein erkranktes Mitglied des Lehrerrats gesendet werden, nicht von der Krankheitsvertretung gelesen werden können.

Einsicht in das Konto eines Lehrerratmitglieds

Die Inhalte der über LOGINEO NRW bereitgestellten Kommunikationskomponente (dienstliches E-Mail-Postfach) können bei vorliegendem berechtigten dienstlichen Interesse von der Schulleiterin oder Schulleiter bzw. von der Leiterin oder vom Leiter des ZfsL zur Kenntnis genommen werden. Die Modalitäten des Zugriffs sind in den Nutzungsbedingungen geregelt. Geheimnisträger, wie z. B. Lehrerräte oder Gleichstellungbeauftragte, sind von den dort definierten Regelungen ausgenommen, da die Kommunikation dieser Personen in Ausübung der ihnen übertragenen speziellen Aufgaben einem erhöhten Vertrauensschutz unterliegt.

Sollte im Ausnahmefall ein direkter Zugriff auf das Konto einer Lehrkraft oder einer Seminarausbilderin bzw. eines Seminarausbilders mit Geheimnisträgerfunktion erforderlich sein, ist dieser nur im Vier-Augen-Prinzip erlaubt und nur eine Kenntnisnahme der E-Mails im Posteingang zulässig, nicht jedoch derer im erkennbar delegierten Bereich (z. B. Lehrerrat).