Benutzerkonten und Gruppen löschen
| Website: | Netzwerk-Moodle |
| Kurs: | Anleitungen für Administratorinnen und Administratoren |
| Buch: | Benutzerkonten und Gruppen löschen |
| Gedruckt von: | Gast |
| Datum: | Samstag, 18. Mai 2024 |
1. Grundsätzliches
Es gibt zwei Möglichkeiten, Benutzerkonten sowie Gruppen in LOGINEO NRW zu löschen:
1. automatisiert mittels XML- oder CSV-Import,
2. manuell über die Benutzerverwaltung.
LOGINEO NRW verfügt über
ein zweistufiges Löschkonzept:
- In
der ersten Stufe werden Benutzerkonten und Gruppen lediglich „zum Löschen
freigegeben“. Eine Nutzerin oder ein Nutzer eines Benutzerkontos mit dem Status „zum Löschen
freigegeben“ kann sich nicht mehr ins System einloggen, und das jeweilige E-Mail-Postfach
verweigert die Annahme neuer E-Mails.
Solange Benutzerkonten den Status „zum Löschen freigegeben“ haben, bleiben ihre entsprechenden Daten dennoch weiterhin im System vorhanden. Das ist praktisch, da Benutzerkonten, die fälschlicherweise zum Löschen freigegeben wurden, wieder reaktiviert werden können. - Nach Ablauf einer Frist von 60 Tagen ist eine Reaktivierung des Benutzerkontos nicht mehr möglich. Benutzerkonten mit dem Attribut „zum Löschen freigegeben“ werden dann automatisch aus sämtlichen Bereichen von LOGINEO NRW endgültig und unwiderruflich gelöscht. Das Ablaufdatum der Frist wird in der jeweiligen Benutzerkarte angezeigt:
3. Noch nicht aktivierte Benutzerkonten können von einem Admin unmittelbar gelöscht werden. Die zum Löschen markierten Benutzerkonten müssen dazu in der Benutzerverwaltung ausgewählt werden. Mit Klick auf den Werkzeugkasten können diese dann über den Dialog "Zum Löschen markierte Benutzerkonten sofort löschen" unmittelbar gelöscht werden. Die E-Mail-Adresse kann im Anschluss erneut vergeben werden.
Sollte eine beschleunigte Löschung von bereits aktivierten Benutzerkonten gewünscht sein, muss dies über eine Support-Anfrage geschehen.
1.1. Benutzerkonten automatisiert zum Löschen freigeben / automatisiertes Löschen von Gruppen
Am sichersten lassen sich Benutzerkonten über einen Aktualisierungsimport zum Löschen freigeben.
1) Mittels eines Schild-Aktualisierungsimports lassen sich Benutzerkonten in LOGINEO NRW zum Löschen freigeben, indem in Schild bei den gewünschten Nutzerinnen und Nutzern das Häkchen bei "Bei Export berücksichtigen" entfernt wird. Auf diese Weise befinden sich entsprechende Nutzerinnen und Nutzer nicht mehr in der Schild-Exportdatei und werden beim Importabgleich in LOGINEO NRW zum Löschen freigegeben.
2) Um den Aktualisierungsimport aus einer anderen primären Datenquelle durchzuführen, sollten die Schritte in der Anleitung zum Import mittels CSV befolgt werden. Dabei ist es nun wichtig, dass zu löschende Nutzerinnen und Nutzer nicht mehr im Datenbestand auftauchen. Das System erkennt beim Import dann automatisch, dass diese zum Löschen freigegeben werden können.
Gleiches gilt auch für die Löschung von Gruppen in LOGINEO NRW. Durch einen Aktualisierungsimport werden Gruppen, die sich nicht mehr in der Aktualisierungsdatei befinden, allerdings unmittelbar gelöscht, ohne vorab das Zeichen "zum Löschen freigegeben" zu bekommen.
1.2. Benutzerkonten und Gruppen manuell zum Löschen freigeben
Benutzerkonten manuell löschen
Sollen Benutzerkonten oder Gruppen dennoch manuell gelöscht werden, müssen sie zunächst über die Benutzerverwaltung zum Löschen freigegeben werden:
Das Benutzerkonto ist nun zum Löschen freigegeben. Eine Nutzerin oder ein Nutzer mit dem Status „zum Löschen freigegeben“ kann sich nicht mehr ins System einloggen und das jeweilige E-Mail-Postfach verweigert die Annahme neuer E-Mails.
Nach Ablauf einer Frist von 60 Tagen ist eine Reaktivierung des Benutzerkontos nicht mehr möglich. Benutzerkonten mit dem Attribut „zum Löschen freigegeben“ werden dann automatisch aus sämtlichen Bereichen von LOGINEO NRW endgültig und unwiderruflich gelöscht. Das Ablaufdatum der Frist wird in der jeweiligen Benutzerkarte angezeigt. \( \rightarrow \) Noch nicht aktivierte Benutzerkonten und Gruppen lassen sich unmittelbar durch einen Admin löschen.
Gruppen manuell löschen
Gruppen können ebenfalls über die Gruppenkarte im Reiter "Eigenschaften" zum Löschen freigegeben werden und bekommen eine Frist für ihre endgültige Löschung zugewiesen. Wie auch Gruppen endgültig durch einen Admin gelöscht werden können, wird auf der nächsten Seite erläutert.
1.3. Benutzerkonten und Gruppen endgültig löschen
Sollte eine unmittelbare Löschung von Gruppen oder Benutzerkonten gewünscht sein, muss zwischen bereits aktivierten und noch nicht aktivierten Benutzerkonten unterschieden werden. Gruppen können ohne Weiteres unmittelbar gelöscht werden.
Standardkonten und Standardgruppen können grundsätzlich nicht gelöscht werden!
Löschen von noch nicht aktivierten Benutzerkonten und Gruppen
Gruppen und noch nicht aktivierte Benutzerkonten können von einem Admin unmittelbar gelöscht werden.
Die bereits zum Löschen markierten Benutzerkonten und/oder Gruppen müssen dazu in der Benutzerverwaltung ausgewählt werden. Dabei können einzelne oder gleich mehrere Benutzerkonten und/oder Gruppen ausgewählt werden. Mit Klick auf den Werkzeugkasten [2] können diese dann über den Dialog „Zum Löschen markierte Benutzer endgültig löschen..." [3] und einen anschließenden Klick auf „Weiter“ im Bestätigungsdialog [4] unmittelbar gelöscht werden.
Löschen von bereits aktivierten Benutzerkonten
Um Bedienungsfehler zu vermeiden, ist es nicht möglich, bereits aktivierte Benutzerkonten unmittelbar zu löschen. Sollten bereits aktivierte Benutzerkonten gelöscht werden sollen, muss dies über eine Support-Anfrage
geschehen: Durch Anfügen des ausgefüllten „Antrags auf Löschung von Benutzern/Gruppen“ an eine Support-Anfrage werden alle zum Löschen freigegebenen Benutzerkonten und Gruppen nach kurzer Bearbeitungszeit gelöscht.
Die E-Mail-Adressen bereits aktivierter Benutzerkonten werden nach der endgültigen Löschung des Benutzerkontos standardmäßig gesperrt und können regulär kein weiteres Mal vergeben werden. Sollte dies dennoch gewünscht sein, muss dies im Antrag (s. o.) gesondert ausdrücklich angegeben werden.
Alle mit dem Benutzerkonto verbundenen Daten werden dauerhaft gelöscht. Von dieser Löschung ausgenommen sind lediglich die Ordner und Dateien, welche die Nutzerin bzw. der Nutzer im gemeinsamen Bereich der Dateiablage abgelegt hat.