Einstellungen: E-Mail - Filter

4. Einstellungen E-Mail

4.2. E-Mail - Filter

Für eingehende Nachrichten können Filter erstellt werden, die dann entsprechend der jeweiligen Angaben angewendet werden. Mit dieser Funktion können Nutzerinnen und Nutzer ihre E-Mails schon beim Empfang vorsortieren – z.B. so, dass Nachrichten von bestimmten Personen direkt in einem dafür vorgesehenen Ordner abgelegt werden.

Um einen neuen Filter zu erstellen, wird oben rechts wird auf „Filter erstellen“ geklickt.

Filter hinzufügen

Es öffnet sich ein Bearbeitungsfenster:

Es wird zunächst ein Filtername vergeben. Dieses Feld ist als Pflichtfeld mit * gekennzeichnet.

Anschließend wird die entsprechende Regel ausgewählt, nach der gefiltert werden soll.

Regeln festlegen

Standardmäßig ist hier „mit allen der folgenden Regeln übereinstimmen“ ausgewählt. Zu den ausgewählten Regeln können weitere Bedingungen hinzugefügt werden. Klicken Sie dazu unter der Regel auf den Button „Bedingung hinzufügen“. Sie können nun die Bedingungen für die Regel definieren:

Betreff
enthält
Wert

Betreff

Bei dieser Auswahl wird der Filter auf Begriffe in dem von den Nutzerinnen oder Nutzern ausgewählten E-Mail-Feld angewendet. Folgende Optionen stehen zur Auswahl:

Betreff
Von
An
CC
An oder CC
Größe (KB)
Header
Inhalt

Hinweis: Wenn Nutzerinnen oder Nutzer einen Filter über das Header-Feld erstellen wollen, so ist das Feld „Header" ein Pflichtfeld. Wollen sie diese Eingabe jedoch flexibel einstellen, so müssen sie in dieses Feld das Wort „Header" schreiben. Es fungiert nun als Platzhalter. Headerplatzhalter

Enthält

Mit dieser Einstellung wählen Nutzerinnen und Nutzer aus, wie der Filter vorgehen soll. Es stehen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

Ist
Ist nicht
Enthält
Enthält nicht
Stimmt überein mit
Stimmt nicht überein mit
entspricht den regulären Ausdrücken
entspricht nicht den regulären Ausdrücken

Wert

Dies ist ein Freitextfeld und muss mit dem gewünschten Text gefüllt werden, nach dem gefiltert werden soll. Auch dieses Feld ist als Pflichtfeld gekennzeichnet.

Wenn Nutzerinnen und Nutzer weitere Filterregeln einsetzen wollen, können sie diese nach dem gleichen Schema über „Weitere Bedingungen“ hinzufügen.

Wollen Nutzerinnen oder Nutzer eine Bedingung entfernen, klicken sie auf das Symbol und die Bedingung wird anschließend aus der Auflistung entfernt.

Sie können nachfolgend festlegen, welche Aktion bei der definierten Filterregel ausgeführt werden soll. Hierzu wird auf den Button „Aktion hinzufügen“ geklickt.

Folgende Aktionen sind aus dem Pull-down-Menü wählbar:

Verwerfe die Nachricht
Behalte die Nachricht
Beende die Filterverarbeitung
Sende eine Ablehnungsnachricht
Verschiebe die Nachricht nach
Markiere die Nachricht als

Standardmäßig ist hier die Aktion „Verwerfe die Nachricht“ ausgewählt. Das bedeutet, die gefilterte E-Mail wird gelöscht.

Soll eine Aktion entfernt werden, so wird auf das Symbol geklickt und die Aktion wird anschließend aus der Auflistung entfernt.

Wenn Nutzerinnen oder Nutzer ihre Einstellungen vorgenommen haben, werden diese Regel mit „OK“ gespeichert. Wollen sie ihre Einstellung verwerfen, klicken sie auf „Abbrechen“ und die Einstellungen werden nicht übernommen.

Hinweis: Nutzerinnen und Nutzer können mehrere Aktionen hinzufügen, außer bei der Funktion „Verwerfe die Nachricht". Sie können zwar mehrere Aktionen speichern, aber nur die Funktion „Nachricht verwerfen" greift. Dies liegt daran, dass die E-Mail schon vor der weiteren Filterverarbeitung aus dem Posteingang entfernt wird.

Nach Speichern der Filterregel erscheint diese in der Auflistung der Filtereinstellungen.

Die Filterregel muss durch Anhaken der Checkbox aktiviert werden, da sie standardmäßig deaktiviert ist. Danach muss das Aktivieren über den „Speichern"-Button speichert werden.

Nutzerinnen und Nutzer können ihre Filterregeln jederzeit bearbeiten. Sie klicken dazu auf das „Stift"-Symbol und das Bearbeitungsfenster öffnet sich erneut. Die zuvor eingestellten Optionen können nun beliebig verändert werden.

Nachdem Nutzerinnen und Nutzer ihre Anpassungen vorgenommen haben, speichern sie ihre eingerichteten Regeln mit „OK“. Wollen Nutzerinnen und Nutzer ihre Anpassungen verwerfen, klicken sie auf „Abbrechen“ und die Änderungen werden nicht übernommen.

Ein Filter kann jederzeit entfernt werden, indem auf das „Minus"-Symbol hinter dem Filter in der Filterliste geklickt wird.

Hinweis: Sie können verschiedene Filter hinzufügen, achten Sie dabei aber darauf, dass sich die Filter nicht gegenseitig beeinträchtigen.

Speichern

Alle vorgenommene Änderungen müssen über den „Speichern"-Button oben rechts gesichert werden. Solange keine Änderung vorgenommen wurde, wird er ausgegraut dargestellt. Speicher Button grau

Hinweis: Falls Nutzerinnen oder Nutzer eine Änderung vorgenommen haben, diese nicht gespeichert und die Seite verlassen haben, werden sie vom System darauf hingewiesen. Warnhinweis

Diesen Hinweis erhalten Nutzerinnen und Nutzer jedoch nur, wenn sie innerhalb des Moduls „Groupware" wechseln. Wenn sie das Modul verlassen oder sich ausloggen, erhalten sie keine Warnmeldung.