Erstellen einer Ordnerstruktur
7. Beispiele für eine Ordnerstruktur
7.2. Beispiel: Gymnasium
Ein Beispiel für eine Ordnerstruktur an einem Gymnasium bietet das nachfolgende Beispiel . Die beiden voreingestellten Ordner („Lehre" und „Organisation") gliedern sich hierbei in weitere Unterordner.
Der Ordner „Organisation"
Der Ordner „Organisation", der Verwaltungszwecken dienen soll, wird untergliedert in weitere Unterordner (grün), wie z. B. einen Ordner für den Lehrerrat und einen für Formulare. Aber auch die einzelnen Jahrgangsstufen und Fachgruppen bekommen einzelne Ordner.
Eine weitere Feingliederung ergibt an dieser Stelle Sinn, sodass die Ordnerstruktur die Struktur der Schule in Form der Jahrgangsstufen, Klassen und Fachgruppen widerspiegelt.
Im nachfolgendem Bild wird dies am Beispiel der Fachgruppe Biologie ausgeführt:
Der Fachgruppenordner „Biologie" wird in weitere Unterordner untergliedert, was ein einfaches Wiederfinden und Austauschen von Dokumenten ermöglicht.
Dabei ist zu beachten, dass Berechtigungen auf einzelne Ordner verteilt werden können, sodass z. B. nur Mitglieder der Fachgruppe Biologie Zugriff auf die Ordner der Fachgruppe haben. Eine ausführliche Anleitung dazu finden Sie hier.
Der Ordner „Lehre"
Ein Beispiel für den Ordner „Lehre" findet sich nachfolgend:
Auch hier wurde der Ordner „Lehre" in weitere Ordner aufgegliedert:
In diesem Beispiel wird eine Grobstruktur durch die Ordner „Material Vertretungsunterricht", „Material Fachgruppen" und „Material AGs" vorgegeben. Dies hat den Vorteil, dass alle Lehrkräfte einer Schule auf den Ordner „Material Vertretungsunterricht" Zugriff haben und Dateien hinzufügen können, während die einzelnen Unterordner für das Fach Biologie neben dem reinen Betrachter-Recht für alle das Mitarbeiter-Recht für Mitglieder der Fachgruppe bieten kann. Näheres zu den unterschiedlichen Berechtigungsstufen finden Sie hier.
Bei der Erstellung der Ordnerstrukturen ist darauf zu achten, dass diese so angelegt und freigegeben werden, dass Unberechtigte keinen Zugriff auf die Dateien bekommen. In dem oben genannten Beispielen kann der Ordner „Unterricht" auch von Externen eingesehen werden, der Ordner „Organisation" nur von berechtigten Lehrkräften.